BABS voor je bruiloft: hoe regel je dat?

Onze locatie en onze datum stonden vast. Wij dachten dat het ceremoniedeel daarmee geregeld was, tot bleek dat de BABS nog bij de gemeente geregistreerd moest worden.

Kort antwoord: een BABS is een Buitengewoon Ambtenaar van de Burgerlijke Stand, de ambtenaar die jullie huwelijk officieel sluit. Je regelt er een via de gemeente waar je trouwt. Wie geen ambtenaar is kan in veel gemeenten voor één dag benoemd worden. Dat vraag je ruim van tevoren aan, en de gemeente kan het afwijzen.

Zit jullie bruiloft er al dichtbij? Begin dan bij de stappen onder "Hoe regel je een BABS voor je trouwlocatie?" en lees de uitleg daarna.

Wij hebben het halsoverkop alsnog geregeld. Aan die registratie hadden we niet gedacht. Organiseer je je bruiloft zelf, dan valt dit tussen wal en schip: je trouwlocatie gaat er niet over, en de gemeente belt je er niet spontaan over op.

Wat is een BABS precies?

Een huwelijk in Nederland is pas een huwelijk als een bevoegde ambtenaar het sluit. Die bevoegdheid ligt bij de burgerlijke stand van de gemeente. Degene die dat namens de gemeente doet, is de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand.

Het woord "buitengewoon" slaat op de aanstelling. Over de persoon zegt het niets. Een ambtenaar in vaste dienst doet bij de burgerlijke stand meer dan trouwen alleen. Een BABS is speciaal benoemd om huwelijken en geregistreerde partnerschappen te sluiten, soms het hele jaar door voor een gemeente, soms precies één keer: voor jullie dag.

In de praktijk kom je drie smaken tegen:

• Een BABS van de gemeente zelf. Bij sommige gemeenten kun je vooraf kennismaken en zelf iemand kiezen, bij andere krijg je iemand toegewezen.
• Een zelfstandige BABS die je zelf inhuurt. Zij doen ceremonies als (bij)beroep en werken door het hele land. Ook zij moeten benoemd worden in de gemeente waar jullie trouwen, ook als ze elders al beëdigd zijn.
• Iemand uit je eigen kring, voor één dag benoemd. Een vriend, een broer, of iemand die jullie allebei al jaren kent. Aan deze "BABS voor één dag" hangen de meeste voorwaarden.

En een ceremoniespreker dan?

Een ceremoniespreker of ceremoniemeester die het woord voert is iets anders dan een BABS. Iemand kan een prachtige ceremonie leiden zonder enige juridische bevoegdheid. Jullie zijn op dat moment nog niet getrouwd.

Sommige stellen kiezen daar bewust voor: klein tekenen bij de gemeente op een ander moment, en op de trouwdag een vrije ceremonie met iemand die geen ambtenaar is. Dat mag, zolang jullie helder hebben welk moment het officiële is.

Waarom vergeten stellen dit zo vaak?

Omdat jouw planningsvolgorde botst met die van de gemeente.

Jij begint bij de locatie. Je vindt een mooie plek, de datum is vrij, je tekent. Die locatie regelt daarna de zaal, het eten en vaak een groot deel van de dagindeling, dus het voelt alsof het grootste blok staat. De ambtenaar hoort daar niet bij, die komt van de gemeente.

Daar komt bij dat de trouwlocatie zelf aangewezen moet zijn als huwelijkslocatie. Bij een vaste trouwlocatie is dat allang geregeld. Trouw je in de tuin van je ouders of op een boerderij die net begint met bruiloften, dan komt daar een tweede aanvraag bij.

En dan de eerlijke reden waarom wij het misten. Bij het zelf organiseren komen er zoveel kleine randzaken bij kijken dat er eentje doorheen glipt. Een weddingplanner vangt die stilletjes af. Zonder planner merk je ze pas als ze urgent zijn.

Daarom zetten wij dat soort taken bij elkaar in één draaiboek waarin ook de weken vóór de dag staan. De aanvraag valt buiten de trouwdag zelf en verdwijnt daardoor makkelijk uit beeld. Zet hem ergens waar je hem terugziet.

Hoe regel je een BABS voor je trouwlocatie?

Eerst de waarschuwing: hoe dit gaat en wat het kost, verschilt per gemeente. Dat klinkt als wegduiken voor een concreet antwoord. Zo werkt het echt: elke gemeente stelt zijn eigen regels vast rond benoeming en beëdiging. Hieronder staat de rode draad. De invulling haal je bij de gemeente waar jullie trouwen.

1. Bepaal welke gemeente het is. De gemeente waar jullie trouwlocatie staat, dus. Je eigen woongemeente telt hier niet mee, ook al doe je daar de rest van je papierwerk. Dat geldt ook voor de melding van het voorgenomen huwelijk (de ondertrouw).

2. Kijk wat die gemeente aanbiedt. Zoek op hun site op "trouwen" of "BABS". Daar staat of je zelf een ambtenaar mag kiezen en of een BABS voor één dag mogelijk is. Sommige gemeenten sluiten die laatste optie uit of stellen er zware eisen aan.

3. Meld je voorgenomen huwelijk. De formele stap waarmee je de datum vastlegt bij de burgerlijke stand. Je kunt dat niet op het laatste moment doen en ook niet eindeloos ver vooruit. Vraag je gemeente welke termijnen daar gelden.

4. Dien de aanvraag voor de BABS in. Voor een zelfstandige BABS of iemand uit je eigen kring loopt er een benoemingsprocedure. Vraag meteen hoeveel tijd de gemeente daarvoor nodig heeft, en ga er niet vanuit dat het in een handomdraai rond is.

5. Regel de beëdiging. Wie voor één dag benoemd wordt, moet in veel gemeenten beëdigd worden bij de rechtbank of bij de gemeente zelf. Soms hoort daar een instructie bij over wat er tijdens de ceremonie moet gebeuren. Daar zijn jullie opnieuw afhankelijk van andermans agenda.

6. Bevestig alles schriftelijk. Vraag een bevestiging van de gemeente met de naam van de ambtenaar, de datum, het tijdstip en de locatie, en bewaar die bij je andere trouwdocumenten.

Bel in plaats van alleen te lezen

De sites van zelfstandige trouwambtenaren beschrijven vaak prachtig wat een ceremonie kan zijn, en daar kies je een persoon op uit. De gemeentekant staat er zelden bij, en gemeentepagina's zijn zo kort dat ze net jouw situatie niet raken. Burgerzaken vertelt je in één telefoontje wat er kan. Vraag in elk geval:

• Mogen wij zelf een BABS kiezen, of wijzen jullie er een toe?
• Is een BABS voor één dag mogelijk, en welke eisen stellen jullie aan die persoon?
• Hoeveel tijd hebben jullie nodig voor een benoeming en een beëdiging?
• Is onze trouwlocatie al aangewezen als huwelijkslocatie, of moeten we dat apart aanvragen?
• Welke kosten horen bij onze keuze, en waar staan die zwart op wit?
• Wat gebeurt er als onze aanvraag wordt afgewezen?

Noteer de antwoorden en de naam van degene die je sprak. Dat scheelt je later een tweede rondje bellen.

En als je al krap in de tijd zit

Bel dan vandaag nog, voordat je verder leest. De gemeente vertelt je meteen of jullie wens haalbaar is, en daar hangt je hele planning aan. Past een benoeming voor één dag niet meer, dan is er meestal een uitweg: een ambtenaar van de gemeente zelf, of het officiële moment losknippen van de feestdag. Een concessie, ja. Wel eentje die je datum redt.

Kan iemand uit onze eigen kring ons trouwen?

Vaak wel, en het is een van de mooiste dingen die je met je ceremonie kunt doen. Iemand die jullie echt kent hoeft niet te doen alsof.

Er zitten voorwaarden aan, en die zijn per gemeente anders. Wat vrijwel overal in een of andere vorm terugkomt:

• De persoon moet formeel worden benoemd door de gemeente en meestal ook beëdigd.
• De aanvraag moet ruim van tevoren binnen zijn.
• Soms gelden er eisen rond geschiktheid, zoals een verklaring omtrent het gedrag of een verplichte instructie.
• Er kunnen kosten aan verbonden zijn, ook als de persoon zelf niets rekent.
• De gemeente kan een aanvraag afwijzen. Dan sta je met een gat in je ceremonie.

Juist daarom begin je hier vroeg mee. Een afwijzing of een volle agenda vang je op zolang er nog tijd is voor een alternatief. Vlak voor je bruiloft wordt het een heel ander gesprek.

Wat kost een BABS?

Hier moeten we je teleurstellen: dat hangt af van je gemeente en van je keuze.

Wat de kosten bepaalt:

• De gemeente. Elke gemeente stelt zelf de leges vast voor een huwelijksvoltrekking en voor het benoemen van een ambtenaar. Die verschillen fors.
• Het moment. Trouwen op een doordeweekse ochtend is bijna overal goedkoper dan op zaterdag.
• De vorm. Veel gemeenten bieden op vaste tijdstippen een kosteloze huwelijksvoltrekking aan, met een aangewezen ambtenaar, een vaste zaal en nauwelijks eigen invulling.
• De persoon. Een zelfstandige BABS rekent een eigen tarief bovenop de gemeentelijke kosten.

De enige betrouwbare bron is de legesverordening of de trouwpagina van jouw gemeente. Bedragen die je elders leest, gelden voor één gemeente en zeggen weinig over die van jou.

Waar gaat het meestal mis?

Wat er misgaat als je dit zelf regelt:

• Locatie geboekt, ambtenaar vergeten aan te melden. De klassieker, en de onze.
• Aannemen dat de spreker ook de ambtenaar is. Wie het woord voert, is daarmee nog niet bevoegd om jullie huwelijk te sluiten.
• Informatie van een andere gemeente aannemen. Wat bij de gemeente van je zus mocht, hoeft bij die van jullie niet te mogen.

Zet dit vroeg op je lijst, meteen nadat de locatie en de datum vaststaan. Het is een telefoontje dat je liever veel te vroeg pleegt dan net te laat.