Samen je bruiloft plannen: zo werkt het

Een bruiloft plan je zelden alleen, en niet iedereen die meehelpt hoeft overal bij te kunnen. Vanaf nu nodig je je partner, ceremoniemeester, getuige of weddingplanner uit in BruiloftBuddy, en bepaal je per persoon wat die ziet.

Kort antwoord:

• Je nodigt iemand uit via Bruiloft instellingen, tabblad Leden, knop "Nodig iemand uit".
• Iedereen logt in met een eigen account. Een wachtwoord delen is niet meer nodig.
• Per persoon kies je een rol: Eigenaar, Beheerder of Helper.
• Bij een helper zet je alleen de onderdelen aan die nodig zijn, bijvoorbeeld het draaiboek wel en het budget niet.
• Wie je uitnodigt, betaalt zelf niets. Samen plannen zit in elk pakket.

Hieronder lees je eerst waarom we dit bouwden en daarna hoe het werkt. Wil je meteen iemand uitnodigen, ga dan naar Hoe nodig je iemand uit?. Twijfel je vooral over wie welke rol krijgt, lees dan Welke rol geef je wie?.

Waarom we dit bouwden

Onze twee ceremoniemeesters kwamen vroeg in beeld. De locatie stond vast, de save the date en de uitnodigingen waren verstuurd, en toen hebben we met hen besproken wie wat ging doen. In BruiloftBuddy zaten ze alleen niet. BruiloftBuddy was toen nog vooral de RSVP voor onze eigen gasten, dus zij werkten in hun eigen Excel-sheets.

Wij hielden zelf veel bij, omdat we dat leuk vonden. Toch kwam er steeds meer bij onze ceremoniemeesters te liggen naarmate de dag dichterbij kwam. Dat ging geleidelijk, over maanden. En al die tijd werkten zij in andere lijsten dan wij.

Met Samen plannen werkt iedereen die meeplant in dezelfde planning, ieder met een eigen account en een rol die bij zijn taak past. Je wachtwoord delen kon natuurlijk al, maar dan zag je ceremoniemeester ook jullie budget. En wilde je iemand er later weer uit hebben, dan moest je je wachtwoord veranderen. Haal je nu iemand weg, dan raakt dat alleen die ene persoon.

Hoe nodig je iemand uit?

Het tabblad Leden zien alleen eigenaren en beheerders. Ben je eigenaar of beheerder, dan gaat het zo:

1. Open Bruiloft instellingen en ga naar het tabblad Leden.
2. Klik op Nodig iemand uit en vul het e-mailadres in.
3. Kies een rol. Kies je Helper, zet dan meteen aan welke onderdelen die persoon ziet.
4. Verstuur de uitnodiging.

De uitnodiging komt per mail binnen en is zeven dagen geldig. Is hij blijven liggen, dan kun je hem na 24 uur opnieuw sturen. Hij is dan weer zeven dagen geldig. Wie de link opent, maakt een account aan met het e-mailadres dat al is ingevuld, of logt in met een bestaand account.

Je vindt "Nodig iemand uit" ook als stap in Aan de slag op je dashboard.

Welke rol geef je wie?

Er zijn drie rollen, en je kiest er één per persoon. Een rol kun je later aanpassen.

Eigenaar. Kan alles, ook het pakket afrekenen, eigenaren beheren en de bruiloft verwijderen. Dit is de rol voor jullie twee: nodig je partner uit als eigenaar, dan hebben jullie allebei dezelfde rechten. Iemand eigenaar maken kan alleen een eigenaar.

Beheerder. Plant alle onderdelen mee en beheert de leden, behalve de eigenaren. Kan add-ons kopen, maar niet het pakket afrekenen. Dat past bij een weddingplanner, of bij een ouder die een groot deel van de organisatie op zich neemt.

Helper. Ziet alleen de onderdelen die jij aanzet. Dit is de rol voor wie bij een paar dingen helpt: je ceremoniemeester, een getuige, of de vriendin die de tafelschikking doet. Ook een leverancier kun je zo uitnodigen, bijvoorbeeld je fotograaf alleen bij het draaiboek.

Twijfel je? Begin met Helper en zet alleen aan wat nu nodig is. Meer onderdelen aanzetten kan altijd later. Iemand iets weer afnemen voelt vaak ongemakkelijker.

Eén beperking kun je beter vooraf weten: een account hoort bij één bruiloft. Plant je weddingplanner of fotograaf met zijn account al bij een ander stel mee, dan kan die met datzelfde account niet ook bij jullie. Schakelen tussen meerdere bruiloften vanuit één account staat op onze roadmap. Wanneer het er komt, kunnen we nog niet zeggen.

Wat ziet een helper wel en niet?

Een helper ziet alleen wat jij aanzet. Je kiest uit de gastenlijst, de RSVP-landingspagina's, checklists, draaiboeken, budgetten, plattegronden, de galerij en bestanden.

Een paar voorbeelden:

• Ceremoniemeester: draaiboek, plattegrond en gastenlijst. Het budget blijft uit. Wat een ceremoniemeester verder doet, lees je in wat doet een ceremoniemeester.
• Getuige of vriendin die de tafels indeelt: plattegrond en gastenlijst.
• Fotograaf of dj: alleen het draaiboek, zodat ze weten wanneer ze waar moeten zijn.

Verschuif je een tijd in het draaiboek, dan ziet je ceremoniemeester de nieuwe tijd zodra die BruiloftBuddy opent. Niemand hoeft nog een nieuwe versie rond te sturen, en een eigen Excel-sheet ernaast, zoals onze ceremoniemeesters die hadden, is niet meer nodig. Waarom dat zo veel scheelt, lees je in draaiboek delen met je ceremoniemeester en leveranciers.

Wie betaalt er?

Het pakket hoort bij jullie bruiloft. Iedereen die je uitnodigt, plant daarbinnen mee en betaalt zelf niets. Welke pakketten er zijn, zie je op prijzen.

Wie het pakket betaalt, blijft eigenaar. Hebben jullie een abonnement, dan kan een andere eigenaar de betaling overnemen. Die betaalt pas vanaf het einde van de lopende periode, dus er wordt nooit dubbel betaald. Handig als het abonnement nu op naam van een van jullie staat en jullie dat later anders willen. Bij een eenmalige aankoop is er niets over te nemen.

Hoe houd je overzicht over wie er meeplant?

In het tabblad Leden zie je wie er in jullie bruiloft zit en met welke rol. Uitnodigingen die nog openstaan, zie je daar ook.

Als eigenaar krijg je een mail zodra er iets verandert in wie er meeplant. Bijvoorbeeld als iemand een andere rol krijgt, wordt verwijderd of zelf vertrekt, of als het eigenaarschap wordt overgedragen of de betaling wordt overgenomen. Krijgt iemand een andere rol of wordt iemand verwijderd, dan krijgt die persoon zelf ook een mail. Een helper die klaar is, verlaat de bruiloft zelf via Gebruikersinstellingen, "Bruiloft verlaten".

Past iemand iets aan in de planning zelf, dan krijg je daar geen mail of melding van. Spreek daarom af wie wat bijhoudt, bijvoorbeeld dat alleen de ceremoniemeester tijden in het draaiboek verschuift en het jullie laat weten als er iets verandert. Dat gesprek over de taakverdeling voerden wij al vroeg met onze ceremoniemeesters, en dat raden we jullie ook aan.

Probeer het zelf

Gebruik je BruiloftBuddy al? Dan vind je het tabblad Leden nu in Bruiloft instellingen. Begin je net, dan kun je BruiloftBuddy zeven dagen gratis proberen. Samen plannen zit daar ook in, dus je kunt je partner meteen uitnodigen en vanaf de eerste dag in dezelfde planning werken. Wie je uitnodigt, betaalt zelf niets.