Bruiloft checklist: wat regel je wanneer?

Een checklist voor je bruiloft vind je op bijna elke trouwsite, als pdf of als Excel-bestand. Ga je hem echt bijhouden, dan merk je dat hij los staat van je budget, planning en van de mensen die met je meeorganiseren.

Kort antwoord: de taken op een bruiloft checklist vallen in vijf groepen. Budget en trouwdatum komen eerst, want daar hangt de rest aan. Daarna volgen de locatie en wie jullie trouwt, plus de melding bij de gemeente. Bij de gastenlijst horen de save the date en de uitnodigingen. Bij leveranciers denk je aan fotograaf, catering, muziek, bloemen en taart. De laatste groep gaat over de dag zelf en wat erna komt: tafelindeling, draaiboek en wie na afloop opruimt.

Hieronder zie je per periode wanneer je wat regelt, vanaf ongeveer een jaar van tevoren. Die tijdlijn komt uit de standaardchecklist in onze eigen app. Weinig tijd? Begin bij wat de meeste stellen vergeten.

Hoe lang van tevoren begin je met plannen?

De meeste checklists beginnen twaalf maanden voor de bruiloft, en dat is een goede richtlijn. Populaire locaties en fotografen zitten in het hoogseizoen snel vol. Wie later begint, kiest uit wat er nog over is. Hoe je de planning als geheel aanpakt, lees je in je bruiloft plannen.

Bij ons zat er ruim anderhalf jaar tussen het aanzoek en de bruiloft. Vanaf de avond van het aanzoek ben je in je hoofd al aan het plannen. Wanneer wordt het, en wie moet er zeker bij zijn? Schrijf die gedachten meteen op. Het is de eerste versie van je checklist, ook al voelt het nog niet zo.

Hebben jullie minder tijd? Een bruiloft in zes maanden kan. Dan regel je de belangrijkste punten uit de eerste twee blokken hieronder in je eerste maand: budget, datum, locatie, trouwambtenaar en fotograaf. Een aparte save the date kun je dan overslaan, stuur meteen de uitnodiging. Reken er wel op dat je bij populaire leveranciers minder keus hebt.

12 tot 10 maanden voor de bruiloft: de basis

Zonder budget en datum kun je niets boeken, dus die twee komen eerst.

• Budget: praat samen (en eventueel met familie) over wat jullie willen uitgeven en wie wat bijdraagt. Zet daarna een begroting op. Een stappenplan staat in een bruiloftsbudget opstellen.
• Trouwdatum en seizoen: kies een datum, of in elk geval een seizoen. Veel locaties leggen pas iets vast als je een datum noemt.
• Weddingplanner, ja of nee: beslis dit vroeg. Neem je er een, dan neemt die een groot deel van deze lijst van je over.
• Eerste gastenlijst: schat hoeveel mensen je uitnodigt en beslis of je kinderen vraagt. Het aantal gasten weegt het zwaarst in je budget, want elke gast kost eten en drinken. Bij ons ging het aantal flink omhoog omdat we iedereen erbij wilden hebben. Dat we toch uitkwamen, kwam doordat we het budget vooraf bewust wat lager hadden ingezet.
• Locatie: zet op papier wat de locatie moet hebben (hoeveel gasten passen er, kun je er buiten trouwen?) en plan bezoekjes bij de locaties die eraan voldoen.
• Trouwambtenaar of babs: bepaal wie jullie trouwt. Wil je een bekende als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (babs), regel dat dan op tijd met de gemeente.
• Thema en stijl: een eerste richting voor kleuren en sfeer helpt bij elke keuze die volgt.

10 tot 7 maanden ervoor: de grote boekingen

• Locatie vastleggen: na de bezoekjes kies je en teken je.
• Gastenlijst definitief: rond negen maanden staat de lijst. Hoe je die bijhoudt zonder dat er versies door elkaar gaan lopen, lees je in je gastenlijst bijhouden.
• Getuigen en ceremoniemeester: vraag wie je naast je wilt hebben. Wat een ceremoniemeester precies doet, staat in wat doet een ceremoniemeester.
• Fotograaf en videograaf: schrijf op wat je wilt en plan gesprekken. Goede fotografen zijn snel weg, dus leg vast zodra je er een hebt gevonden die bij jullie past.
• Trouwjurk en trouwpak: bedenk welke stijl je zoekt en plan pasafspraken. Reken op levertijd.
• Save the date: maak er een (kaart, foto of filmpje) en verstuur hem rond negen maanden van tevoren.
• Huwelijksnacht: waar slapen jullie, en kunnen gasten daar ook overnachten?

7 tot 5 maanden ervoor: de invulling

• Entertainment: DJ, band of allebei? Plan gesprekken en boek.
• Bloemen en styling: besluit wat je zelf doet en wat je uitbesteedt. Voor dat laatste vraag je offertes aan.
• Trouwkaarten: ontwerp ze, bestel een proefdruk en daarna de echte oplage. Zet een QR-code naar je RSVP-pagina op de kaart, dan komen de antwoorden op één plek binnen. Wij lieten bij Studio Sproet aparte kaarten maken voor daggasten en avondgasten, elk met een eigen QR-code en de planning voor die gasten.
• Inhuur: photobooth, prieel of lichtletters? Reserveer ze nu.
• Melding voorgenomen huwelijk: vroeger heette dit ondertrouw. Je doet het bij de gemeente, uiterlijk twee weken voor je trouwdatum. Bij de meeste gemeenten kan dat online. Bespreek meteen of jullie iets met je achternamen doen.
• Bruidstaart: verzamel ideeën en plan proeverijen. Kies een patisserie dicht bij de locatie, anders betaal je flink aan bezorging. Nog makkelijker is een bakker die al met de locatie samenwerkt.

5 tot 3 maanden ervoor: uitnodigen en taken verdelen

• Uitnodigingen versturen: rond vijf maanden van tevoren. Meer over de timing lees je in wanneer verstuur je de uitnodigingen.
• Taken verdelen: zet met je ceremoniemeester op een rij wie wat oppakt. Wij deden dat toen de locatie vastlag en de uitnodigingen de deur uit waren. Veel hielden we zelf omdat we het leuk vonden, en hoe dichter bij de dag, hoe meer er naar onze ceremoniemeesters verschoof.
• Bloemist, bruidstaart en trouwauto boeken.
• Visagie en haar: kies je stylist.
• Huwelijksreis: kies en boek. Wij vertrokken een dag na de bruiloft. Achteraf hadden we er liever een paar dagen tussen gehad om rustig thuis te komen.
• Huwelijkse voorwaarden: willen jullie die? Plan dan op tijd een afspraak bij de notaris.
• Trouwringen: kies ze bij een juwelier, en reken op levertijd als ze op maat worden gemaakt. Bedenk ook wie de ringen tijdens de ceremonie komt brengen.
• Openingsdans: willen jullie er een, en zo ja, met dansles?

2 maanden tot 1 maand ervoor: de details

Dit is het drukste blok, en de taken hangen hier aan elkaar. Zonder definitieve antwoorden geen tafelindeling, en zonder tafelindeling kan de cateraar niet rekenen.

• Laatste antwoorden binnenhalen: stuur een herinnering aan wie nog niet heeft gereageerd, en controleer of iedereen zijn dieetwensen heeft doorgegeven.
• Proefsessies voor visagie en haar.
• Geloftes: begin eraan, zodat je uiterlijk een maand voor de bruiloft een versie hebt. Tips staan in geloftes schrijven.
• Menukaarten en naamkaartjes ontwerpen.
• Tafelindeling: zo'n zes weken van tevoren. In tafelschikking in 5 stappen lees je hoe.
• Draaiboek: zet de dag zelf op papier, met tijden en namen, en deel het met je ceremoniemeester en je leveranciers. Zie een draaiboek maken.
• Catering: stuur de tafelindeling en de dieetwensen een maand van tevoren door.
• Muziek: maak lijsten voor ceremonie, diner en feest.
• Bedankjes voor de gasten regelen.
• Laatste pasbeurt voor jurk en pak.

De laatste twee weken

• Leveranciers bellen: loop met iedereen de laatste details door.
• Jurk en pak ophalen.
• Geloftes oefenen en de toast voorbereiden.
• Alle betalingen afronden, zodat je op de dag zelf niets meer hoeft over te maken.
• Zelfgemaakte dingen afmaken: wij zaten de avond voordat we naar de locatie vertrokken nog bedankjes met popcorn te vouwen. Dat deden we graag en het was goedkoper dan uitbesteden, maar houd er een avond voor vrij.
• Koffers pakken als je direct op huwelijksreis gaat.

Wat moet je regelen na de bruiloft?

Hier houden de meeste checklists op, en juist dit deel hebben wij zelf onderschat. De avond van de bruiloft begonnen familie en gasten al met opruimen, en de ochtend erna stonden we zelf weer op de locatie. Spullen van de bruidstaart moesten terug, cadeaus en decoratie moesten mee naar huis. Dat het soepel liep, kwam doordat genoeg mensen er zelf al aan hadden gedacht. Wij hadden het maar half afgesproken.

• Op de dag zelf: wie verzamelt de cadeaus en kaarten, en wie zet een stuk taart voor jullie apart?
• De dag erna: gehuurde spullen terugbrengen en de decoratie van de locatie halen. Willen jullie met gasten ontbijten, regel dat dan ook vooraf. Wij ontbeten de ochtend erna met ruim zeventig gasten en hoorden meteen alle verhalen van de avond. Dat raden we iedereen aan.
• De week erna: naamgebruik doorgeven als een van jullie de achternaam van de ander gaat gebruiken, de mensen bedanken die hebben geholpen, jurk en pak laten reinigen.
• De maand erna: het trouwalbum laten maken en verzekeringen nalopen. Willen jullie ook de foto's van gasten, reken dan op wat najagen: niet iedereen denkt er vanzelf aan om ze te delen.

Spreek dit vooraf af met de mensen die helpen. Iedereen moet weten dat er die avond en de volgende ochtend nog werk ligt.

Wat vergeten de meeste stellen?

Dit zijn punten die in de meeste lijsten ontbreken, of die wij zelf pas laat zagen:

• De babs laten registreren bij de gemeente. Wij hadden er vooraf niet aan gedacht en moesten het halsoverkop regelen. Trouwt een bekende jullie, vraag dan meteen bij de gemeente hoe lang dat duurt.
• Een naam bij elke taak. "Regel de bloemen" blijft liggen zolang niemand weet dat het van hem is.
• Het draaiboek zelf schrijven. Lang dachten we dat de ceremoniemeester dat wel zou regelen. Uiteindelijk maakten we het zelf, een week van tevoren, omdat we wilden dat de dag liep zoals wij hem voor ons zagen. Begin eerder dan wij.
• Een vast moment per week. Wij planden elke week een vast moment om alles door te nemen en afspraken na te lopen, alsof het een mini-bedrijfje was. Zo komt er minder tegelijk op je af in de laatste weken.

Waar loopt een checklist in Excel vast?

Veel stellen houden hun checklist bij in Excel of Google Sheets, of beginnen met een gedownloade lijst. Voor de lijst zelf is dat prima. Met een formule reken je "zes maanden ervoor" om naar een echte datum, en in een extra kolom zet je wie een taak oppakt. Het lastige zit buiten de lijst:

• Hij staat los van de rest van je planning. Je budget staat in een ander bestand of tabblad. Moet de aanbetaling voor de fotograaf eind maart binnen zijn, dan zet je dat zelf nog een keer op je checklist. Doe je dat niet, dan herinnert niets je eraan.
• Samenwerken is lastig. Een gedeeld bestand kan iedereen helemaal inzien en aanpassen. Stuur je het rond via mail of WhatsApp, dan houdt ieder al snel een eigen versie bij. Bij ons werkten de ceremoniemeesters in eigen Excel-sheets, los van onze lijsten.

Er zijn platforms waar je met een account een persoonlijke checklist bijhoudt. Daar vink je af wat klaar is, en je lijst blijft bewaard. Wij gebruikten zelf zo'n platform en het gaf ons best veel houvast. Toch hadden we er losse templates van andere sites naast nodig, bijvoorbeeld voor het budget. Die werkten niet samen, dus hielden we veel dubbel bij. Uit dat gat is BruiloftBuddy ontstaan.

Hoe werkt de checklist in BruiloftBuddy?

In BruiloftBuddy is je checklist gekoppeld aan je budget. Zet je in je budget een herinnering bij de aanbetaling voor de fotograaf, dan staat die als taak op je checklist. Op je dashboard staan de openstaande taken van al je checklists op datum, zodat je ziet wat er deze week moet gebeuren.

Je nodigt je partner en je ceremoniemeester uit voor jullie bruiloft, en als je wilt ook familie. Per persoon kies je een rol, en bij een helper ook welke onderdelen hij ziet. Zo werken jullie allemaal in dezelfde checklist, en hoeft er geen bestand meer rond. Bij elke taak zet je een naam, en met een filter zie je alles wat bij één persoon ligt. Een melding krijgt die persoon niet, dus loop de taken samen door op jullie vaste weekmoment.

Beginnen doe je met een lege checklist, of je kiest uit verschillende kant-en-klare checklists. Voor die laatste rekent BruiloftBuddy bij het aanmaken elke deadline uit vanaf jullie trouwdatum. De standaardchecklist, waar de tijdlijn in dit artikel uit komt, loopt van ruim een jaar ervoor tot ruim een maand erna. Taken die niet bij jullie passen, pas je aan of haal je weg voordat je opslaat.

Bekijk de checklist-module, of probeer BruiloftBuddy 7 dagen gratis en start met de tijdlijn uit dit artikel op jullie eigen trouwdatum.