Naamkaartjes zelf maken voor je bruiloft

Zelfgemaakte naamkaartjes maken een gedekte tafel persoonlijk, en ze zijn vaak goedkoper dan laten drukken. Een fout sluipt er het makkelijkst in bij het overtypen van alle namen, terwijl die al in je tafelindeling staan.

Kort antwoord: kies een vorm die bij je tafel past, van een gevouwen tentje op het bord tot de naam bovenaan het menukaartje. Maak daarna één ontwerp en laat Word of Canva er voor elke gast een kaartje van maken, met de namen uit een Excel-lijst. In Word heet dat samenvoegen, Canva heeft er een bulkfunctie voor. Print op stevig karton en snijd of vouw de kaartjes zelf. Een plat kaartje van ongeveer 8 bij 5 centimeter past naast een bord. Vul de namen pas in als je tafelindeling vastligt, en print de laatste versie in de week voor de bruiloft.

Hieronder eerst ideeën en wat je nodig hebt, daarna stap voor stap hoe je de namen erin zet. Heb je al een ontwerp? Ga dan naar hoe zet je alle namen tegelijk op je naamkaartjes.

Welke naamkaartjes kun je zelf maken?

Welke vorm past, hangt af van je tafels en van de tijd die je erin wilt steken. Deze ideeën lopen van een avond printen en snijden tot echt handwerk:

• Het gevouwen kaartje. Het klassieke tentje op het bord of bij het glas. Je print er een paar per A4, snijdt ze los en vouwt ze dubbel. Met veel gasten is dit de snelste route.
• Een label aan het servet. Een plat kaartje met een touwtje om een opgerold servet, of vastgemaakt aan een takje groen. Het neemt geen ruimte in, wat bij lange, smalle tafels scheelt.
• Naam en menu op één kaart. Zet de naam bovenaan het menukaartje en leg er een op elk bord. Je hoeft dan maar één ding te printen. Eet iemand vegetarisch, dan ligt bij die gast meteen het goede menu.
• De naam op het bedankje. Een zakje of doosje met de naam erop dient als naamkaartje, en gasten nemen het na afloop mee. Ideeën voor de bedankjes zelf staan in bedankjes bruiloft.
• Iets uit de natuur. Een plat steentje of een houten schijfje, beschreven met een witte of gouden verfpen. Dat past goed bij een buitenbruiloft. Probeer de pen eerst op één exemplaar uit. Een stevig blad kan ook, maar verzamel bladeren dan pas op het laatst, want ze drogen uit.
• Handgeschreven. In kalligrafie of in je eigen handschrift. Dit is het meest persoonlijk en ook het meeste werk. Doe het als je het leuk vindt, of als iemand met een mooi handschrift aanbiedt om te helpen.
• Een eigen kaartje voor kinderen. Bijvoorbeeld een kaartje dat ze zelf mogen inkleuren, met een paar kleurpotloden ernaast. Zo hebben ze aan tafel meteen iets te doen.

Ook bij de ceremonie kun je naamkaartjes gebruiken. Bij onze ceremonie waren de eerste vijf rijen aan beide kanten van het gangpad gereserveerd met naamkaartjes, en de rest van de gasten zocht zelf een plek. Zo zaten familie en goede vrienden vooraan, zonder dat we elke stoel hoefden in te delen. Op een stoel blijft een tentje minder goed staan. Een plat kaartje met een lintje om de rugleuning werkt daar vaak beter. Wie er op die eerste rijen hoort en wat je met het gangpad doet, lees je in zitplaatsen indelen bij de ceremonie.

Wat heb je nodig om naamkaartjes te maken?

• Een lijst met namen per tafel, uit je tafelindeling. Excel of Google Sheets is prima, zolang er een kolom met de naam in staat.
• Stevig karton dat je printer aankan. In de handleiding van je printer staat hoe dik het papier mag zijn. Lukt het thuis niet, dan print een copyshop je vellen.
• Een snijmes en een liniaal, of een papiersnijder. Met een schaar krijg je ze zelden allemaal even recht.
• Een ontwerp. Neem het lettertype en de kleuren van je trouwkaart over, dan past alles bij elkaar. Sierletters zijn mooi, maar een lange achternaam wordt er snel onleesbaar van. Kies een letter die je van een meter afstand nog kunt lezen.

Print eerst één vel op gewoon papier. Zo zie je of de kaartjes goed op het vel staan en of de langste naam past, voordat je karton verbruikt.

Hoe groot is een naamkaartje?

Er is geen vaste maat. Het kaartje moet naast of op een bord passen, en een gast moet zijn naam zien staan als hij langs de tafel loopt. Neem als voorbeeld 8 bij 5 centimeter voor een plat kaartje. Een gevouwen kaartje maak je dan 8 bij 10 centimeter, zodat het dubbelgevouwen weer 8 bij 5 is. De naam komt op de helft die straks de voorkant is. Op een A4 passen met ruime marge tien platte kaartjes van die maat, of vier gevouwen.

Hoe zet je alle namen tegelijk op je naamkaartjes?

Je maakt één ontwerp, koppelt er een lijst met namen aan, en Word of Canva maakt voor elke naam een kaartje. Je typt dus geen enkele naam over.

Zet eerst je lijst klaar: één naam per rij, een kolom met de kop Gastnaam en een kolom Tafelnaam ernaast. Sorteer op tafel. Dan komen de kaartjes per tafel uit de printer, en hoeft op de locatie niemand te zoeken.

Naamkaartjes maken in Word

Word doet dit met samenvoegen, dezelfde functie waarmee je adresetiketten maakt. Voor Word is een naamkaartje een etiket.

1. Open een leeg document. Kies op het tabblad Verzendlijsten voor Afdruk samenvoegen starten en daarna Etiketten.
2. Kies een etiketformaat dat bij je kaartjes past, of stel zelf de maat in. Voor een gevouwen kaartje is dat de maat van het opengevouwen kaartje.
3. Kies Adressen selecteren en dan Een bestaande lijst gebruiken. Selecteer je Excel-bestand en het tabblad met je namen.
4. Ontwerp het eerste kaartje. Op de plek van de naam zet je via Samenvoegveld invoegen het veld Gastnaam.
5. Klik op Etiketten bijwerken, zodat alle kaartjes op het vel hetzelfde ontwerp krijgen. Kies daarna Voltooien en samenvoegen. Word maakt nu een document met een kaartje per naam.

Loop dat document na voordat je print. Lange namen passen soms niet op één regel, en een lege rij in je lijst wordt een leeg kaartje.

Naamkaartjes maken in Canva

In Canva maak je makkelijker iets moois, en je kunt beginnen vanuit een van de vele sjablonen voor naamkaartjes. Voor de namen heeft Canva een functie waarmee je in één keer veel versies van een ontwerp maakt vanuit een lijst met gegevens. Kijk eerst of die in jouw abonnement zit.

1. Maak een ontwerp van één naamkaartje, met een apart tekstvak voor de naam.
2. Open de bulkfunctie en upload je Excel-bestand, of plak de namen erin.
3. Koppel de kolom Gastnaam aan het tekstvak.
4. Laat Canva de ontwerpen maken en download ze als pdf.

Canva zet elke naam op een eigen pagina. Print je zelf op A4, dan heb je het in Word makkelijker, omdat de kaartjes daar als etiketten al naast elkaar op het vel staan.

Waar gaat het mis met de namen?

Je tafelindeling verandert tot vlak voor de bruiloft. Rond zes weken van tevoren staat er een eerste versie, en daarna schuift er nog van alles. Iemand zegt in de laatste week af. Een stel vraagt of ze toch naast elkaar mogen zitten, en daarvoor moeten er aan twee tafels mensen wisselen.

Elke wijziging moet ook op je kaartjes terechtkomen. Heb je de namen met de hand in je ontwerp getypt, dan pas je alles twee keer aan. En na een paar rondes staat er een map vol versies van dezelfde lijst. Was de lijst die je hebt geprint die van dinsdag of die van donderdag? Een kaartje voor iemand die heeft afgezegd valt op de dag zelf op, en een gast zonder kaartje ook.

Op de dag zelf moeten de kaartjes nog op de goede plek komen. Dekken jullie de tafels niet zelf, dan staat er die ochtend iemand met een stapel kaartjes die moet weten welke tafel waar staat en wie op welke stoel zit. Liggen de kinderkaartjes met hun eigen ontwerp er los naast, dan wordt het zoeken.

Staat je tafelindeling in Excel, dan heb je je lijst eigenlijk al. Als bron voor het samenvoegen werkt dat prima, zolang je één bestand bijhoudt en steeds opnieuw vanuit dat bestand samenvoegt. Het indelen zelf is een ander verhaal. Wij deden onze tafelindeling ook in Excel, en dat was echt een hel. Wat onze leveranciers moesten weten, typten we met de hand over. Daarom zit er nu een plattegrond in BruiloftBuddy, gekoppeld aan je gastenlijst.

Hoe houd je je naamkaartjes overzichtelijk?

Het scheelt veel als je tafelindeling op één plek staat en alles wat je print daaruit komt: de lijst voor je kaartjes, en het overzicht voor wie de tafels dekt. Dan is er maar één versie, en die klopt.

In BruiloftBuddy is die plek de plattegrond. Je zet je gasten vanuit je gastenlijst aan tafel, en daarna exporteer je de plattegrond via de knoppen rechtsboven, als Excel of als pdf. In het Excel-bestand krijg je een tabblad per plattegrond, bijvoorbeeld Diner, met de kolommen Tafelnaam, Stoelnummer, Gastnaam, Dieetwensen en Kind. Dat bestand kies je in Word bij Een bestaande lijst gebruiken. Voor Canva sla je het tabblad dat je nodig hebt het makkelijkst eerst als los bestand op.

Zo los je met die kolommen de problemen van hierboven op, voordat je print:

• Lege stoelen staan er als rij zonder naam in. Haal die eruit voordat je samenvoegt, anders krijg je lege kaartjes.
• Jullie eigen namen staan er ook in, als jullie een stoel hebben op de plattegrond. Willen jullie voor je eigen plekken een ander kaartje, haal die rijen er dan uit.
• Dieetwensen staan in een eigen kolom. Zet ze klein onderaan het kaartje, dan ziet de bediening zonder lijst wie bijvoorbeeld glutenvrij eet.
• Kinderen vind je via de kolom Kind. Filter ze eruit en voeg ze apart samen, met hun eigen ontwerp. De tafelnaam staat erbij, dus je weet ook waar die kaartjes heen moeten.
• De ceremonie krijgt een eigen tabblad, als je daar ook een plattegrond voor hebt. Kies dat tabblad, en je maakt ook de kaartjes voor de gereserveerde stoelen zonder één naam over te typen.

Verandert er iets, dan pas je het alleen op de plattegrond aan. De export werkt niet vanzelf bij, dus je exporteert opnieuw en voegt opnieuw samen. Je ontwerp blijft staan. Zet de datum in de bestandsnaam van elke export, dan weet je in de laatste week zeker welke versie je hebt geprint. Heb je in het bestand iets met de hand aangepast, bijvoorbeeld alleen voornamen, dan doe je dat na een nieuwe export opnieuw.

Voor de dag zelf leg je de kaartjes per tafel in een envelop met de tafelnaam erop, inclusief de kinderkaartjes. Geef wie de tafels dekt de pdf van de plattegrond mee. Daarop ziet die waar elke tafel staat en wie waar zit, zonder dat jullie gebeld worden terwijl jullie je klaarmaken.

Hoe je de tafelindeling zelf maakt, lees je in tafelschikking in 5 stappen. Bekijk de plattegrond in BruiloftBuddy, of probeer BruiloftBuddy 7 dagen gratis en exporteer je eerste tafellijst.

Wanneer maak je de naamkaartjes?

• Het ontwerp kan al vroeg, zodra je trouwkaart klaar is. Print dan meteen een proefvel op je karton, zodat je op tijd weet of je printer het aankan of dat je naar een copyshop moet.
• De namen vul je pas in als je tafelindeling vastligt. In de standaardchecklist van BruiloftBuddy staat de tafelindeling op zo'n zes weken voor de bruiloft. Zet de naamkaartjes er direct achter op je checklist.
• Printen doe je in de laatste week, met de laatste versie van je lijst. Druk een paar lege kaartjes extra af. Wisselt er op het laatste moment iemand, dan schrijf je die naam er op de dag met de hand op.

Houd voor het snijden en vouwen een avond vrij. Wij zaten de avond voordat we naar de locatie vertrokken nog bedankjes met popcorn te vouwen en kaartjes te maken. Dat deden we graag, en het paste beter in ons budget dan uitbesteden. Wil je die laatste avond liever rustig doorbrengen, plan het dan eerder.