Bedankjes bruiloft: ideeën en tijdlijn

Twee dagen voor onze bruiloft zaten we aan de keukentafel bedankjes met popcorn te vouwen en kaartjes te maken. Zelf doen was een bewuste keuze: we vonden het leuk en het paste beter in het budget. Wel laat....

Kort antwoord: een bedankje is een klein cadeautje dat gasten meekrijgen als dank voor hun komst. Verplicht is het niet. Reken op één per gast bij iets eetbaars en één per huishouden bij iets voor thuis, bestel wat meer dan je nodig denkt te hebben, en zet het inpakken drie tot vier weken van tevoren in je planning.

De rest van dit stuk gaat over waar je pas tegenaan loopt als je erin zit: hoeveel je er nou echt bestelt, en of avondgasten er ook een krijgen. En wie ze straks neerzet. Heb je nog maar een paar weken? Sla de tijdlijn over en begin bij "Hoeveel bedankjes bestel je?".

Wat is een bedankje precies?

Een bedankje (in webshops ook wel wedding favor) is het kleine cadeautje dat gasten meekrijgen van je bruiloft. Meestal iets eetbaars, met een kaartje erbij waarop jullie (bruidstel) namen en de datum staan.

De gedachte erachter is simpel: mensen hebben tijd en geld in jullie dag gestoken, vaak ook een vrije dag, en dit is het gebaar terug. Verwacht er verder niet te veel van. Het weegt ongeveer even zwaar als een chocolaatje, en zo kijken je gasten er ook naar.

Bedankje of bedankkaartje: twee verschillende dingen

Zoek je op "bedankjes bruiloft", dan komen er twee dingen door elkaar heen langs. Het eerste is het cadeautje op de dag zelf, en daar gaat dit stuk over. Het tweede is het bedankkaartje dat je na de bruiloft verstuurt, meestal met een foto erop, voor de komst en het cadeau. Ze vervangen elkaar niet, dus je kunt ze allebei doen.

Voor dat kaartje geldt een eigen planning, want je hebt er je trouwfoto's voor nodig. Vraag je fotograaf daarom vóór de bruiloft hoe lang het duurt voordat je de foto's krijgt. Levert hij binnen een paar weken, dan kunnen de kaartjes een maand na de dag de deur uit. Duurt het drie maanden, dan schuift alles mee. Zet de postzegels alvast in je begroting: met honderd adressen tikt dat aardig aan.

Moet je het eigenlijk wel doen?

Nee. Er zijn genoeg bruiloften zonder bedankjes. Zit je krap in je budget, dan kun je deze post laten vallen zonder dat je dag er iets van merkt.

Gasten merken het wél als er iets voor de sier ligt waarvan niemand weet of hij het mee mag nemen. Doe je het, geef het dan een kaartje en een duidelijke plek. Anders is een zin in je speech net zo goed.

Wanneer regel je de bedankjes?

Bij ons kwam dit als laatste, en dat is niet de handigste volgorde. Bedankjes voelen als een detail tot je er honderd moet inpakken.

Er zitten vier beslissingen in, en ze bouwen op elkaar voort: of je ze geeft, wat het wordt, hoeveel je er nodig hebt, en wie ze op de dag zelf neerzet. Die tweede bepaalt de derde, want iets eetbaars tel je per persoon en iets voor thuis per huishouden. En die vierde kun je later niet meer oplossen.

Een planning die werkt:

• Zes tot negen maanden ervoor: beslis of je bedankjes wil geven en zet er een bedrag voor opzij in je begroting. Meer hoeft nu niet.
• Drie tot vier maanden ervoor: kies wat het wordt en bestel één exemplaar om te zien. Kleuren en formaten vallen online vaak anders uit dan op de productfoto.
• Twee tot drie maanden ervoor: definitief bestellen. Alles met eigen tekst, namen of een eigen wikkel heeft levertijd, en in het trouwseizoen lopen drukkerijen vol.
• Drie tot vier weken ervoor: inpakken. Dit kost meer tijd dan je denkt, zie verderop.
• De week ervoor: in dozen, gelabeld, met in je draaiboek wie ze meeneemt en wie ze plaatst.
• Na de bruiloft: het bedankkaartje, zodra de foto's binnen zijn.

Nog maar een paar weken te gaan? Dan valt de helft hiervan af en blijft dit over. Kies iets zonder personalisatie dat op voorraad ligt, bestel het deze week, en spreek meteen af wie het inpakt en wie het op de dag neerzet. Een kant-en-klaar bedankje met een handgeschreven kaartje eraan doet het prima. Aan een gepersonaliseerde bestelling die twee dagen te laat binnenkomt heb je niets.

Eetbare bedankjes pak je later in, want je zit vast aan de houdbaarheid. Verse dingen zoals zelfgebakken koekjes maak je in de laatste dagen, het liefst niet op de avond voordat je vertrekt.

Hoeveel bedankjes bestel je?

Puur rekenwerk, en een verkeerd aantal merk je pas op de dag zelf.

Per persoon of per huishouden? Iets eetbaars geef je per persoon, want niemand deelt een chocolaatje met zijn partner. Iets voor thuis, zoals een plantje of een kaars, geef je per stel of per huishouden. Tel dus eerst je huishoudens: bestaat je gastenlijst grotendeels uit stellen, dan ligt dat aantal fors lager dan je gastenaantal.

Tellen avondgasten mee? Beslis dit vooraf, want anders krijg je de vraag op de dag zelf. Twee werkbare lijnen: iedereen krijgt hetzelfde, of de daggasten krijgen het bedankje op tafel en voor de avondgasten staat er iets kleiners bij de bar. Vervelend wordt het als de ene helft van de zaal iets meeneemt en de andere niet, zonder zichtbare logica.

Daarvoor moet je je aantallen per dagdeel kennen. Houd je je gastenlijst per dagdeel bij, dan rolt dat aantal er zo uit. Werk je in losse lijstjes, tel dan handmatig na: tussen "120 gasten" en "120 daggasten plus 40 avondgasten" zit een derde van je bestelling.

Reken marge mee. Wij zouden vijf tot tien procent extra nemen. Er valt iets kapot, en er staat zomaar iemand met een plus-één voor de deur. Staat er een naam op elk bedankje, dan werkt die marge niet en moet je aantal precies kloppen.

Vergeet de mensen achter de schermen niet. Je ceremoniemeesters, je getuigen en de mensen die hebben geholpen met opbouwen staan zelden als "gast" op de lijst, terwijl je ze wel iets wil meegeven.

Kinderen apart. Een fles wijn of een espressokopje doet niets voor een kind van zes. Een zakje snoep of iets om mee te spelen tijdens het diner wel, en dat levert jou aan tafel ook nog een half uur op.

Wat kost een bedankje?

Prijzen lopen ver uiteen en veranderen per seizoen, dus vaste bedragen noemen heeft weinig zin. Denk in drie niveaus.

Onderin zitten kleine eetbare dingen, zaadzakjes en alles wat je zelf inpakt. Daarboven komt het gepersonaliseerde werk: een chocoladereep met eigen wikkel, een potje jam met je eigen etiket. Voor die personalisatie betaal je meestal apart, los van het product. Bovenin zitten gegraveerde en handgemaakte spullen, kleine flesjes drank en keramiek. Mooi, en bij een lange gastenlijst zelden het geld waard.

Die keuze weegt zwaarder dan hij in de webshop voelt, door de vermenigvuldiging. Bij 120 gasten kost elke euro per bedankje je honderdtwintig euro. Twee euro verschil per stuk valt op een productpagina nauwelijks op en tikt bij dat aantal door naar een serieuze regel in je begroting. Reken het dus altijd door naar een totaalbedrag en leg dat naast de rest van je bruiloftsbudget.

Let daarbij op de kosten die niet in de stuksprijs zitten:

• verpakking: zakjes, doosjes, lint, stickers
• het kaartje zelf, zeker als het bij je overige drukwerk moet passen
• verzendkosten, vaak per leverancier apart
• jouw eigen avonden, als je zelf inpakt

Meer manieren om zulke posten in de hand te houden staan in ons stuk over kosten onder controle houden.

Welke bedankjes werken echt?

De vuistregel die wij aanhouden: geef iets dat je gasten opeten, opmaken of diezelfde dag nog gebruiken. Wat op een plank moet komen te staan, haalt de plank meestal niet.

Eetbaar

De veiligste categorie, want het gaat op.

• Een chocoladereep of chocolaatjes met een eigen wikkel of etiket.
• Een klein potje honing, jam of tapenade.
• Een zakje koffiebonen of een paar zakjes losse thee.
• Zelfgebakken koekjes, bijvoorbeeld in een vorm die bij jullie hoort.
• Popcorn, drop of een snoepmix.

Twee dingen om op te letten. Chocolade smelt bij een buitenbruiloft in de zomer, dus leg het niet uren in de zon. En noten, gluten en lactose zitten sneller in een bedankje dan je verwacht: weet je welke dieetwensen en allergieën op je gastenlijst staan, houd daar dan rekening mee of zet de ingrediënten op het kaartje.

Iets dat groeit

• Zaadbommetjes of een zakje bloemenzaad.
• Een klein vetplantje in een potje, dat meteen als tafeldecoratie dienstdoet.
• Bloembollen, als het seizoen klopt. In het voorjaar heeft een tulpenbol weinig zin meer.

Klein en bruikbaar

• Een kaars of een stukje zeep.
• Een flesopener of een magneet.
• Lipbalsem of handcrème in klein formaat.

Kies hier iets dat in een jaszak past. Alles wat groter is dan een hand wordt een probleem voor gasten die op de fiets of met de trein komen.

Iets voor tijdens de dag zelf

Deze categorie doet dubbel werk: het is een bedankje en het lost meteen een praktisch probleem op.

• Een waaier of een stickje zonnebrand bij een buitenceremonie in de zomer.
• Zakdoekjes op de stoelen voor de ceremonie.
• Slippers of blarenpleisters bij de dansvloer, halverwege de avond.
• Een paraplu of poncho als het weer tegenzit.
• Een klein katerpakketje bij het afscheid.

Persoonlijk

• Een polaroid die tijdens de avond wordt gemaakt en die de gast meeneemt.
• Een familierecept op een kaartje, met het bijbehorende ingrediënt erbij.
• Een kaartje met een QR-code naar jullie playlist, of naar de plek waar later alle foto's van de dag komen te staan. Kost bijna niets en je gasten hebben er na de bruiloft nog iets aan.

Doneren in plaats van geven

Een donatie aan een goed doel dat jullie iets zegt, met een kaartje op tafel waarop staat wat jullie hebben gedaan en waarom. Dit werkt alleen als die reden echt van jullie is. Doe je het omdat het netjes staat, dan leest dat er zo van af.

Zelf maken of laten maken?

Zelf maken kost minder geld en veel meer tijd dan je vooraf inschat.

Test het voordat je beslist. Pak vijf bedankjes helemaal in, van product tot lint tot kaartje, en klok hoe lang je erover doet. Vermenigvuldig dat met je aantal en tel er een kwartier bij op voor het opnieuw beginnen. Kom je boven één avond uit, plan er dan twee in en houd de laatste week vrij.

Het is leuker dan het klinkt, mits je er op tijd aan begint en er iemand naast je zit. Wij deden het samen, twee dagen van tevoren, en dat was gezellig genoeg. Drie weken eerder was slimmer geweest. Zet het als klus in je planning, drie of vier weken voor de bruiloft, in plaats van te hopen dat er nog een avond overblijft.

Eén ding besteed je in ieder geval uit: alles waar drukwerk aan te pas komt. Eigen wikkels, etiketten en kaartjes op je eigen printer vallen door de mand zodra de rest van je drukwerk professioneel is gedrukt.

Hoe geef je ze mee?

Het bedankje is af, en dan is er nog één manier om het mis te laten gaan: het blijft in de doos zitten.

Op het bord bij het diner. De duidelijkste plek: iedereen ziet het en het hoort bij zijn eigen stoel. Combineer het met het naamkaartje, dan staat je tafelindeling er meteen bij.

In een mand bij de uitgang of de garderobe. Werkt alleen met een duidelijk bordje erbij, anders durft niemand er een te pakken. Reken erop dat er een deel blijft liggen.

Uitgedeeld door iemand. Het persoonlijkst en het meest werk. Alleen doen als iemand dit echt op zich neemt.

Bij een buitenceremonie leg je waaiers of zakdoekjes pas vlak voor aankomst neer, anders waaien ze weg of liggen ze een uur in de zon.

Leg in alle drie de gevallen vast in je draaiboek, met naam en al: wie de dozen meeneemt, wie ze uitpakt, wanneer ze worden neergezet, en wie aan het eind van de avond ophaalt wat is blijven staan. Jij loopt op je eigen bruiloft niet met dozen te sjouwen, en zonder naam erbij pakt niemand het op.

Fouten die je makkelijk voorkomt

• Iets dat smelt of verlept. Chocolade in de zon, verse bloemetjes die er 's avonds treurig bij hangen.
• Namen per gast bij een gastenlijst die nog beweegt. Mooi, tot er iemand afzegt of naar een andere tafel schuift.
• Niemand die ze neerzet. Zo komen dozen met bedankjes de auto niet uit.
• Meer geld dan aandacht. Een duur bedankje zonder kaartje maakt minder indruk dan iets kleins met een zin erbij die klopt.