Tafelschikking bruiloft in 5 stappen

Je cateraar wil weten hoeveel mensen er aan tafel zitten en wie geen vlees eet. Er kwamen deze week nog twee afmeldingen binnen. De plattegrond die je vorige maand maakte, klopt dus alweer niet.

Kort antwoord: een tafelschikking maak je in deze volgorde: eerst de hoofdtafel, dan groepen die bij elkaar horen, en de echte indeling pas als de meeste RSVP's binnen zijn. In BruiloftBuddy teken je de zaal en wijs je gasten toe vanuit je eigen gastenlijst, met hun dieetwensen zichtbaar op de plek waar ze zitten. Verandert er iets aan die lijst, dan schuift de plattegrond mee.

Wanneer begin je met de tafelschikking?

Na je RSVP-deadline. Dat is meestal zo'n vier tot zes weken voor de dag, en die volgorde scheelt je werk: elke naam die je plaatst terwijl je nog op antwoord wacht, plaats je straks nog een keer. Druppelen de laatste antwoorden nu binnen? Dan is dit het moment om te beginnen.

Wat je wél alvast kunt doen zodra je de zaal hebt gezien:

• De ruimte natekenen. Tafels, bar, dansvloer, en de doorloop naar buiten waar straks de rokers staan. Aan die tekening verandert niets als er iemand afzegt.
• Het aantal tafels en stoelen bepalen op basis van je verwachte aantal, en reken op één tafel extra. Houd tussen de tafels genoeg ruimte voor het bedienend personeel en voor iemand met een rollator of rolstoel. Je locatie weet hoeveel dat in hun zaal is, dus vraag het daar.
• De hoofdtafel kiezen. Daar gaat meestal wat overleg aan vooraf, met elkaar en soms ook met de ouders, dus begin er op tijd aan.

Ben je vroeg en wil je het toch al indelen: doen. Reken er alleen op dat je het nog aanpast, en let op waar je het bijhoudt. Een naam naar een andere stoel slepen in een plattegrond die aan je gastenlijst vastzit, is zo gebeurd. Hetzelfde in een spreadsheet betekent uitzoeken in welke rij die persoon stond, of je hem verderop nog een keer had staan, en welke versie je ook alweer had doorgestuurd.

Wie zit waar aan tafel?

Er ligt minder vast dan mensen denken. Dit zijn de vuistregels waar je in de praktijk het meeste aan hebt:

• De hoofdtafel eerst. De rest van de zaal richt zich naar die tafel, dus die staat als eerste vast. Wie er naast jullie twee aanschuift, mag daarna nog veranderen.
• Houd groepen heel. Familie bij familie, studievrienden bij studievrienden. De neiging om te "mengen zodat iedereen elkaar leert kennen" pakt zelden goed uit voor degene die als enige niemand kent.
• Eén brugfiguur per tafel. Zet aan een tafel met twee losse groepjes iemand die beide kanten kent. Dat werkt beter dan de groepjes door elkaar husselen.
• Praktische dingen wegen zwaarder dan de indeling. Iemand met een rolstoel of looprek zet je dicht bij de ingang, kleine kinderen bij hun ouders of juist aan een eigen tafel met iets te doen. En wie slecht hoort, wil niet naast de speakers zitten.

Dit is het leuke deel van de tafelschikking: samen aan tafel met een lijstje namen, kletsen over wie wie leuk gaat vinden. Het gedoe begint pas als die indeling moet meebewegen met je gastenlijst.

Waarom loopt een tafelschikking in een spreadsheet vast?

Omdat je gastenlijst nog leeft en je plattegrond niet.

Onze eigen tafelindeling deden we in Excel, alles behalve een pretje. Het bestand maken kostte één avond, het bijhouden daarna kostte veruit de meeste tijd. Er kwam een afmelding binnen, we pasten de gastenlijst aan, en dan begon het zoeken aan welke tafel die persoon ook alweer zat. Dieetwensen stonden in de RSVP-export terwijl de plattegrond daar niets van wist, dus die gingen apart naar de catering. Elke ronde liepen die twee bestanden weer een stukje verder uit elkaar, en allebei heetten ze "de waarheid".

De losse plattegrond-apps die je online vindt, doen het tekenen goed. Je sleept tafels en stoelen waar je ze hebben wilt en het ziet er meteen netjes uit. De tips-artikelen over dit onderwerp helpen ook, vooral bij de etiquette hierboven. Alleen kennen ze allemaal jouw gastenlijst niet. Je begint dus met namen overtypen, en vanaf dat moment onderhoud je twee administraties naast elkaar in de drukste weken van je planning.

Hoe koppel je de tafelschikking aan je gastenlijst?

In BruiloftBuddy hangt de plattegrond aan diezelfde gastenlijst. Je tekent de zaalindeling zoals hij er bij jullie uitziet en zet er tafels in met het aantal stoelen dat je wilt. De gasten kies je daarna rechtstreeks uit je gastenlijst, dus overtypen komt er niet aan te pas.

Wat dat concreet oplevert in de laatste weken:

• Dieetwensen staan waar de gast zit. Ze komen uit de RSVP, dus je ziet aan welke tafel de twee vegetariërs en de notenallergie zitten zonder een tweede lijst ernaast. Meer daarover in dieetwensen bijhouden voor je bruiloft.
• Een afmelding verwerk je één keer. Je zet de gast in je gastenlijst op afgemeld, en de stoel aan die tafel komt vrij.
• Automatisch laten indelen kan ook. Je krijgt dan een eerste opzet om mee te beginnen, die je daarna met de hand bijschaaft. Scheelt staren naar een lege zaal.
• Meerdere plattegronden per bruiloft. De opstelling van de ceremonie is een andere dan die van het diner. Je bewaart ze allebei en hoeft de eerste dus niet te slopen om de tweede te maken.

De volledige module staat op plattegrond in BruiloftBuddy. Wil je eerst zien of de basis staat, dan begint dat bij je gastenlijst, want daar haalt de plattegrond zijn namen vandaan.

Hoe deel je de plattegrond met je locatie en cateraar?

Je locatie en je cateraar werken op de dag zelf van papier.

De zaalmanager en de cateraar krijgen een Excel-overzicht met per gast de tafel en het stoelnummer. Genoeg om naamkaartjes te printen en te dekken, en om te weten bij welke stoel het vegetarische bord hoort. De decorateur heeft meer aan de PDF: daarop staat de indeling zoals hij op de dag zelf in de zaal komt te staan, inclusief de decoratie-elementen die je zelf hebt ingetekend.

Dezelfde informatie gebruik je later nog een keer. De tijden en de volgorde rond het diner horen thuis in je draaiboek voor de dag, en je ceremoniemeester heeft aan diezelfde export genoeg om een zoekende gast naar zijn stoel te wijzen.

Zo maak je je tafelschikking in vijf stappen

1. Teken de zaal. Neem de plattegrond van je locatie over: tafels, bar, dansvloer, in- en uitgangen.
2. Zet je tafels neer met het aantal stoelen dat je per tafel wilt. Rond, lang, U-vorm, wat het bij jullie ook wordt.
3. Wijs de hoofdtafel toe. Jullie zelf, en wie jullie daarbij willen.
4. Deel de rest in vanuit je gastenlijst, of laat het automatisch doen en schaaf daarna bij. Loop de dieetwensen en de praktische gevallen na terwijl je bezig bent.
5. Exporteer naar Excel voor de zaalmanager en naar PDF voor de locatie, ongeveer een week voor de dag. Komt er daarna nog een wijziging, stuur dan één nieuwe export door. Scheelt een appje met "o ja, tafel 4 klopt niet meer".

Je kunt BruiloftBuddy zeven dagen gratis proberen, zonder creditcard. Zit je nu midden in de RSVP's, dan is dat genoeg tijd om je zaal te tekenen en te zien of het je de rondjes overtypen bespaart. Nieuw hier? Aan de slag met BruiloftBuddy laat zien waar je begint.