Plattegrond tool kiezen voor je bruiloft

Op de screenshots ziet elke plattegrond-tool voor je bruiloft er goed uit. Wat je daar niet ziet, is hoeveel werk het kost als je gastenlijst daarna nog verandert.

Kort antwoord: kies een tool die je gasten uit je eigen gastenlijst haalt, zodat je geen namen overtypt en geen twee lijsten bijhoudt. Kijk of de dieetwensen uit je RSVP bij de gast op de plattegrond staan. Zorg dat je meer dan één plattegrond kunt bewaren, want de ceremonie en het diner zijn twee opstellingen. Test in de proefperiode hoeveel klikken een extra tafel of een afzegging kost. En check of je de indeling als Excel en als pdf kunt exporteren, voor je locatie en je leveranciers. Heb je weinig tijd, let dan vooral op dat eerste punt: daar begint het dubbele werk.

Hieronder lees je per punt waar je op let, en wanneer je helemaal geen tool nodig hebt. Wil je meteen een tool uitproberen? Ga dan naar de test van tien minuten.

Moet een plattegrond-tool aan je gastenlijst vastzitten?

Ja, en daar lopen de tools het verst uiteen. Zolang de zaal leeg is, zie je dat verschil niet. Je merkt het pas als je er gasten op zet.

Losse tekentools zijn sterk in het tekenen zelf. Je sleept tafels en een dansvloer waar je ze hebben wilt, vaak met meer vrijheid in vormen en afmetingen dan een gekoppelde tool je geeft. Wil je vooral een plattegrond die er mooi uitziet, dan ben je daar het snelst klaar.

De rekening komt later. Zo'n tool heeft geen idee wie jullie gasten zijn, dus je typt alle namen over en houdt ze daarna zelf bij. De plus-één die er toch bij komt, of de vriendin die alsnog glutenvrij eet: dat werk je op twee plekken bij, in de weken waarin je het minste tijd hebt. Blijft één van die twee liggen, dan merk je dat pas als iemand op de dag zelf bij een stoel staat die niet klopt.

Bij een gekoppelde tool staat je gastenlijst er al in. In BruiloftBuddy zet je een gast uit je gastenlijst op een stoel, en op de plattegrond zie je bij die gast meteen zijn dieetwensen, omdat die uit dezelfde RSVP komen als zijn antwoord. Zegt iemand af via je RSVP-pagina, dan staat dat direct in je gastenlijst, zonder dat je zijn naam ergens opnieuw typt. Op de plattegrond verschijnt een rood bolletje bij zijn naam. Hij blijft ingedeeld tot je hem zelf verplaatst of weghaalt, dus een stoel komt niet vanzelf vrij. Hoe je de dieetwensen daarna bij je cateraar krijgt, lees je in dieetwensen bijhouden voor je bruiloft.

De grote planningsplatforms geven hun tafelindeling gratis weg. Ligt je gastenlijst al vast en heb je maar een paar tafels, dan kan dat genoeg zijn. Let bij zo'n gratis toolset wel op of de gastenlijst en de indeling dezelfde gasten kennen, of dat het twee losse onderdelen zijn in hetzelfde account. In dat laatste geval typ je alsnog over, alleen dan binnen één inlog.

Kun je meer dan één plattegrond bewaren?

Eén plattegrond is genoeg zolang de zaal de hele dag hetzelfde blijft staan. Dat is zelden zo. Bij de ceremonie zitten je gasten in rijen met een gangpad ertussen, bij het diner aan tafels, en 's avonds gaat er soms nog een deel van de zaal om voor de dansvloer. Dat zijn losse tekeningen met dezelfde namen erin.

Tools die maar één plattegrond per bruiloft aankunnen, dwingen je te kiezen. Je sloopt de ceremonie-opstelling om het diner te kunnen tekenen, of je houdt de tweede ergens anders bij. Controleer dus of je meerdere plattegronden naast elkaar kunt bewaren, en of ze allemaal uit dezelfde gastenlijst putten. Zo test je dat: verplaats iemand bij de ceremonie van rij drie naar rij vier, en kijk of je tafelindeling voor het diner onaangeroerd blijft. Zegt diezelfde gast af, dan hoort dat op beide plattegronden zichtbaar te zijn.

In BruiloftBuddy maak je per bruiloft meerdere plattegronden, en ze halen hun gasten allemaal uit dezelfde gastenlijst.

Wat er bij die twee opstellingen inhoudelijk anders is, lees je in zitplaatsen indelen bij de ceremonie en tafelschikking bruiloft in 5 stappen.

Hoeveel werk kost een wijziging?

Dit kun je zelf testen, en daar is een proefperiode voor. Bij de eerste tafel voelt elke tool soepel. Hoe hij werkt bij wijziging nummer twintig, zie je pas als je hem echt probeert.

De test die je in tien minuten doet: zet vijf tafels neer met het aantal stoelen dat jullie gebruiken, wijs tien gasten toe, voeg dan een zesde tafel toe en meld één van die tien gasten af. Kost dat een paar klikken, dan houd je ook de afzeggingen in de laatste weken bij zonder gedoe. Moet je ergens opnieuw beginnen of iets met de hand narekenen, dan weet je dat nu, terwijl er nog niets van jullie planning in die tool staat.

Waar je bij die test op let:

• Een tafel of rij toevoegen met een zelfgekozen aantal stoelen. Niet elke locatie werkt met tafels van acht.
• Een gast verplaatsen. Eén handeling, zonder eerst de oude plek leeg te maken.
• Een afzegging terugvinden. Na een afzegging wil je op de plattegrond zelf zien welke stoel aandacht nodig heeft, zonder je gastenlijst ernaast te houden.
• Automatisch laten indelen. Een eerste opzet scheelt staren naar een lege zaal. Reken wel op handwerk daarna, want de tool weet niet wie graag naast wie zit.
• Terug kunnen. Een verkeerde sleepbeweging hoort geen avond werk te kosten.

Kun je de plattegrond delen met je locatie en leveranciers?

Jij werkt in de tool, je locatie en je leveranciers niet. Zij willen op papier zien wie waar zit, of hoe de zaal er die ochtend uit moet zien. Bij onze eigen bruiloft typten we met de hand over wat onze leveranciers moesten weten. Met een goede export hoeft dat niet.

Vraag daarom naar twee exportvormen. Een Excel-lijst met per gast de tafel en het stoelnummer gebruiken de zaalmanager en de cateraar om te dekken. Jij gebruikt dezelfde lijst om naamkaartjes te maken zonder één naam over te typen. Een pdf met de tekening laat zien waar elke tafel staat. Kun je in de tool ook de decoratie intekenen, dan lijkt die pdf meer op de zaal zoals hij er echt komt te staan.

In BruiloftBuddy exporteer je de plattegrond via de knoppen rechtsboven, als Excel of als pdf. Het Excel-bestand heeft een tabblad per plattegrond, met de kolommen Tafelnaam, Stoelnummer, Gastnaam, Dieetwensen en Kind. Zo ziet de cateraar per stoel wie er glutenvrij eet en waar een kindermenu heen moet. Lege stoelen staan erin als rij zonder naam, dus je ziet ook welke plekken nog vrij zijn. De pdf toont de tekening, met de namen standaard afgekort. Wil je doorgeven wie precies waar zit, stuur dan het Excel-bestand mee. Verandert er daarna nog iets, dan exporteer je opnieuw, want een export werkt niet vanzelf bij.

Denk ook aan je ceremoniemeester. Die wil op de dag zelf kunnen opzoeken waar iemand zit, zonder jou te bellen of jouw wachtwoord te gebruiken. Kijk dus of je hem in de tool kunt uitnodigen. In BruiloftBuddy doe je dat via "Nodig iemand uit". Per persoon stel je een rol in, en bij een helper bepaal je welke onderdelen hij ziet, bijvoorbeeld de plattegrond.

Vraag bij elke tool tot slot na of je de exports in het gratis deel krijgt of pas na betalen. Dat merk je meestal pas als je de indeling af hebt en hem wilt doorsturen, en dat is een slecht moment om alsnog te moeten overstappen.

Wanneer heb je geen plattegrond-tool nodig?

Zit je hele gezelschap aan één lange tafel en kiest iedereen zelf een plek, dan is een velletje papier genoeg, zeker als je gastenlijst niet meer verandert.

Ook bij een kleine bruiloft met vaste plekken kan een downloadbare template of een geprinte poster genoeg zijn. Die ontwerpen zijn mooier dan wat je zelf in een tool in elkaar zet, en op een standaard bij de ingang staan ze beter dan een uitgeprinte pdf. Ze onthouden alleen niets. Elke wijziging betekent opnieuw invullen en opnieuw printen, dus beweegt je gastenlijst nog, dan print je zo je derde versie.

Veel stellen maken hun tafelindeling in Excel of Google Sheets, en als lijst per tafel werkt dat goed. Iedereen kan zo'n bestand openen, en sorteren op tafel is één klik. Je ziet alleen de zaal niet, en de namen haal je zelf uit je gastenlijst. Zegt er iemand af, dan pas je het op twee plekken aan.

Waar begin je?

Indelen komt pas als je gastenlijst op orde is en de meeste RSVP's binnen zijn. Je tool kies je beter eerder: waar je gastenlijst staat, bepaalt hoeveel namen je straks overtypt.

Wij liepen daar zelf tegenaan. Onze tafelindeling stond in Excel, los van de gastenlijst en de RSVP-antwoorden. Daarom hangt de plattegrond van BruiloftBuddy rechtstreeks aan de gastenlijst. Wat er verder in zit, zie je op plattegrond in BruiloftBuddy.

Probeer BruiloftBuddy 7 dagen gratis en doe de test van tien minuten met tien namen uit je eigen gastenlijst. Weet je niet waar je moet beginnen? Aan de slag met BruiloftBuddy loopt de eerste stappen met je door.