Wanneer bruiloft uitnodigingen versturen?

De kaarten liggen klaar, de adressen staan in een lijstje, en nu twijfel je of het al mag of dat het eigenlijk al te laat is.

Kort antwoord: hoe eerder, hoe beter, en uiterlijk 8 tot 12 weken voor de bruiloft. Trouw je in het buitenland of komen veel gasten van ver, verstuur ze dan 4 tot 6 maanden van tevoren. Stuurde je al een save the date, dan kan het desnoods ook 6 tot 8 weken van tevoren.

Zit je zelf al krap in de tijd? Sla het lijstje over en ga meteen naar de sectie "Wat als je eigenlijk al te laat bent?" verderop.

Online kom je twee getallen tegen die elkaar tegenspreken: de ene bron zegt 12 weken, de andere 6 tot 8. Ze kloppen allebei. Zes weken is de ondergrens die je vaak tegenkomt, daaronder wordt het krap. Twaalf weken werkt prettiger als je gasten er nog iets voor moeten regelen, zoals vrij vragen of een oppas.

Welk getal het voor jou wordt, hangt af van één datum: de dag waarop jij de definitieve aantallen moet doorgeven.

Hoeveel weken van tevoren verstuur je de uitnodigingen?

Een vuistregel om mee te beginnen:

• Bruiloft in Nederland, gasten wonen in de buurt: verstuur de uitnodiging 8 tot 12 weken van tevoren.
• Bruiloft in Nederland, veel gasten van ver of uit het buitenland: verstuur de uitnodiging 3 tot 4 maanden van tevoren.
• Bruiloft in het buitenland: verstuur de uitnodiging 4 tot 6 maanden van tevoren.
• Doordeweekse trouwdag: verstuur de uitnodiging 3 maanden van tevoren, zodat mensen vrij kunnen vragen.
• Bruiloft in de zomervakantie of rond de feestdagen: verstuur de uitnodiging 4 maanden van tevoren.
• Je stuurde al een save the date: dan mag de uitnodiging 6 tot 8 weken van tevoren.

De laatste zin is de reden dat de adviezen zo uiteenlopen. Een save the date doet het zware werk van "hou die dag vrij" al, dus hoeft de uitnodiging alleen nog de details en het antwoordformulier te brengen. Zonder save the date moet die ene kaart allebei doen, en dan is 12 weken redelijker dan 6.

Eerder dan twaalf weken mag altijd, en vaak is het zelfs fijner. Je gasten hebben meer tijd om vrij te vragen of een oppas te zoeken, en jij zit niet krap als de drukker uitloopt of er nog een adres ontbreekt. Let er alleen op dat je RSVP-deadline niet mee naar voren schuift. Die koppel je aan je catering (zie hieronder), en een paar weken ervoor stuur je een herinnering. Een kaart die maanden op het prikbord hangt, raakt makkelijk vergeten.

In geen van deze regels staat hoe lang jouw drukker erover doet. Ontwerp goedkeuren, proefdruk bekijken, drukken, bezorgen. En dan liggen ze bij jou op tafel om nog geschreven en gefrankeerd te worden. Vraag je leverancier om zijn actuele levertijd en tel die op bij de termijn uit het lijstje. Dat is de dag waarop je uiterlijk moet bestellen.

Hoe reken je terug vanaf je eigen deadlines?

Het lijstje hierboven rekent vooruit vanaf je trouwdatum. Handig als startpunt, maar het weet niets van jouw bruiloft. Draai het daarom een keer om en reken achteruit, want dan komt er een datum uit die wel klopt.

Begin bij het moment waarop iemand anders iets van jou wil weten. Dat is bijna altijd de catering. In je contract staat wanneer zij de definitieve aantallen nodig hebben, en dat is de eerste harde datum in je planning. Ga vanaf daar terug:

1. De datum waarop je leverancier de aantallen wil. Staat in je contract. Zoek hem op voordat je verder rekent.
2. Een week of twee daarvoor: jouw eigen peilmoment. Op die dag wil je weten wie er nog niet heeft gereageerd, zodat je ze kunt bellen. Reken erop dat die groep er is.
3. Weer twee tot drie weken daarvoor: je RSVP-deadline op de kaart. Dat is de datum die je gasten te lezen krijgen.
4. Vier tot zes weken daarvoor: de dag dat de uitnodigingen op de post gaan. Gasten kijken zelden dezelfde dag in hun agenda. Ze overleggen eerst met elkaar en antwoorden pas daarna.

Met echte data erin wordt het concreter. Stel dat je trouwt op zaterdag 12 september en je caterer de aantallen op 29 augustus wil hebben:

• 29 augustus: definitieve aantallen naar de caterer
• 15 augustus: jouw peilmoment, je belt iedereen die nog niet gereageerd heeft
• 25 juli: RSVP-deadline zoals die op de kaart staat
• 20 juni: de uitnodigingen gaan op de post

20 juni ligt precies twaalf weken voor de trouwdag, dus deze rekensom valt netjes binnen het lijstje. Bij gedrukte kaarten tel je daar de levertijd van je drukker bovenop, en je weet wanneer je uiterlijk moet bestellen.

Komt jouw verstuurdatum eerder uit dan de 8 tot 12 weken uit het lijstje, houd dan die eerdere datum aan. De deadline van je caterer is het enige getal in dit verhaal dat in een contract staat.

De rekensom levert nog iets op: je weet nu waar je RSVP-deadline vandaan komt. Er zit een leverancier achter die op jou wacht. Dat scheelt in hoe stellig je die datum op de kaart zet. Zonder dat besef zet je er iets ruims neer en ga je er later alsnog achteraan.

Hoe je die antwoorden vervolgens binnenkrijgt en bijhoudt is een verhaal apart, daarover gaat het stuk RSVP's verzamelen bij je uitnodiging.

Verandert een save the date wanneer je de uitnodiging verstuurt?

Ja, en dat is precies waarvoor hij bedoeld is.

Een save the date verstuur je meestal 8 tot 12 maanden voor de bruiloft, of eerder als je in het buitenland trouwt. Hij meldt alleen de datum en vraagt niets terug. Gasten kunnen daarmee vrij vragen en hun vakantie eromheen plannen, en dat is het hele punt.

Met een verstuurde save the date is de uitnodiging een tweede bericht in plaats van het eerste. Iedereen weet al wanneer het is. De kaart brengt dan de tijden, de locaties, wie voor welk deel wordt uitgenodigd, praktische zaken als parkeren en overnachten, en de vraag of ze komen. Zes tot acht weken van tevoren is daarvoor ruim genoeg.

Ging er geen save the date de deur uit, ga dan niet aan de onderkant zitten. Voor sommige gasten is jouw uitnodiging het eerste moment waarop ze horen dat er iets te plannen valt, en die hebben meer dan zes weken nodig.

Verschilt de timing bij een digitale uitnodiging?

Alleen aan de productiekant.

Een papieren kaart moet eerst gedrukt worden en daarna nog door de post. Reken daar al snel een maand voor. Een digitale uitnodiging verstuur je met één klik, en een uur later staat hij bij iedereen in de inbox. Die maand productietijd hoef je dus niet in te plannen.

Je gasten veranderen alleen niet mee. Die moeten nog steeds met elkaar overleggen en een oppas regelen, en dat kost dezelfde week of twee als altijd. Twee weken van tevoren digitaal versturen levert je dus vooral gehaaste antwoorden op, plus een paar mensen die niet meer kunnen.

Eén ding gaat digitaal echt makkelijker: een wijziging doorgeven. Als de aanvangstijd opschuift, pas je je bruiloftwebsite aan in plaats van dat je 90 mensen apart appt. Op papier moet alles kloppen voordat je op bestellen drukt, want gedrukt is gedrukt.

Een gedrukte kaart met een QR-code erop telt als papier. Reken met de levertijd van je drukker, ook al gebeurt het antwoorden online.

Wat als je eigenlijk al te laat bent?

Je zit op vier weken, of op drie.

Verstuur ze dan gewoon, vandaag nog. Elke dag die je erover twijfelt komt er niet meer bij. Drie weken van tevoren een uitnodiging krijgen is vervelend voor je gasten, geen uitnodiging krijgen is erger.

Doe er dit bij:

• Bel of app de mensen die echt niet mogen ontbreken, voordat de kaart aankomt. Je ouders, je getuigen en de vrienden die een vlucht moeten boeken. Zij horen het liever van jou dan uit de bus.
• Zet een RSVP-deadline die past bij de nieuwe situatie. Twee weken na verzenden is kort, maar het is eerlijker dan een deadline die je toch niet haalt.
• Bel de catering voordat je de kaarten verstuurt. Vertel dat je later bent en vraag of hun deadline meebeweegt. Soms is er meer ruimte dan het contract doet vermoeden, en in elk geval weet je dan waar je aan toe bent.
• Sla het aanvullen achteraf niet over. Wie na de deadline nog niet heeft gereageerd, bel je alsnog op. Dat is bij een krappe planning geen luxe.

En verstuur ze niet in golfjes om tijd te winnen. Gasten praten met elkaar, en niets voelt zo ongemakkelijk als merken dat je in de tweede ronde zat.

Heb je nog wel wat tijd? Zoek dan vandaag de deadline in je cateringcontract op en reken terug zoals hierboven. Dan weet je meteen op welke dag de kaarten uiterlijk de deur uit moeten, en hoeveel ruimte je nog hebt om ze eerder te versturen.