Avondgasten bruiloft: uitnodigen en regelen

Nodig je niet iedereen voor de hele dag uit, dan heb je avondgasten: mensen die alleen voor het feest komen. Op hun kaart staat een ander programma dan op die van je daggasten, en zodra de antwoorden binnenkomen wil je per dagdeel kunnen zien wie er komt.

Kort antwoord: avondgasten zijn gasten die je alleen voor het feest uitnodigt, na de ceremonie en het diner. Op hun kaart staan de aanvangstijd en het adres van het feest, zonder het programma van overdag. Laat ze pas komen als het diner klaar is, en houd rekening met uitloop. Zorg later op de avond voor eten, want het diner hebben ze gemist. Tel hun antwoorden per dagdeel, zodat je weet hoeveel mensen er 's avonds op het feest staan.

Hieronder lees je alles van de keuze wie avondgast wordt tot het bijhouden van hun antwoorden. Zoek je alleen een tekst voor de kaart? Ga naar wat zet je op de kaart voor avondgasten.

Wat zijn avondgasten precies?

Op een bruiloft met meerdere dagdelen heb je meestal twee of drie soorten gasten:

• Daggasten zijn er de hele dag bij, van de ceremonie tot het laatste nummer. Meestal familie en goede vrienden.
• Receptiegasten komen naar de ceremonie en de receptie en gaan daarna naar huis. Denk aan buren of collega's. Lang niet elke bruiloft heeft ze.
• Avondgasten komen alleen naar het feest. Vaak is dat de bredere kring, zoals het team van de sportclub of oud-klasgenoten.

De grens tussen dag en avond ligt meestal bij het diner. Dat is per gast een van de duurste onderdelen van de dag, dus elke extra daggast telt direct door in je budget. Op het avondfeest ontvang je veel meer mensen voor een lager bedrag per persoon. Bij ons waren locatie en eten samen verreweg de grootste kostenpost.

Hoe kies je wie avondgast wordt?

Een normaal aantal avondgasten bestaat niet. Het hangt af van je budget en van hoeveel mensen er op je feestlocatie passen. Vraag de locatie hoeveel gasten er staand in de feestzaal kunnen. Dat is je bovengrens voor iedereen die 's avonds op het feest is, dag- en avondgasten samen. Op ons eigen feest stonden ruim 130 mensen, en dat paste prima.

Bij het kiezen helpen deze vragen:

• Hebben we deze persoon het afgelopen jaar nog gezien? Zo niet, dan is avondgast een logische plek.
• Zou het vreemd voelen als hij of zij er bij het ja-woord niet is? Dan hoort diegene bij de daggasten.
• Komen partners mee? Spreek per groep één regel af. Anders nodig je de ene collega met partner uit en de andere zonder, en dat valt op.
• En kinderen? Dat kun je per dagdeel kiezen: overdag wel en 's avonds niet, of andersom. Zet op de kaart of de envelop precies welke namen er welkom zijn.

Wie wel en wie niet, vonden wij een van de lastigste keuzes, ook omdat ouders soms andere namen in gedachten hebben. Het blijft wel jullie dag. Staat er iemand op de lijst alleen omdat een ander dat verwacht, of omdat het nu eenmaal zo hoort, dan mogen jullie die naam gerust schrappen. Op jullie mooiste dag horen de mensen die jullie er zelf bij willen hebben. Bij ons werd de lijst daardoor juist flink langer. Wil je ook veel mensen erbij zonder iedereen een diner te geven, dan is het avondfeest daar de plek voor. Hoe je de hele lijst opzet en bijhoudt, lees je in je gastenlijst bijhouden.

Moet je avondgasten een aparte kaart sturen?

Het hoeft niet. Je kunt één kaart voor iedereen maken met de tijden van het feest, en de daggasten een los kaartje met het dagprogramma erbij sturen. Dat scheelt drukwerk. Het nadeel: de QR-code of de website op die gedeelde kaart is voor iedereen hetzelfde, dus je aanmeldpagina vraagt elke gast naar alle dagdelen. Met twee kaarten krijgt elke groep een eigen programma en een eigen aanmeldpagina.

Zo deden wij het ook. Studio Sproet maakte een kaart voor de daggasten en een voor de avondgasten, elk met alleen de planning voor dat type gast en een eigen QR-code. Een avondgast kwam daarmee op een pagina waar hij zich alleen voor het feest kon aanmelden.

Verstuur beide kaarten tegelijk. Krijgt een avondgast zijn kaart weken na de daggasten, dan voelt dat als een tweede ronde. Wanneer je ze het beste verstuurt, lees je in wanneer verstuur je de uitnodigingen.

Wat zet je op de kaart voor avondgasten?

Houd het kort. Een avondgast heeft genoeg aan:

• jullie namen en de datum;
• de naam en het adres van de feestlocatie;
• hoe laat het feest begint, en eventueel tot hoe laat;
• hoe en vóór wanneer ze laten weten of ze komen (met een QR-code of je website erop scheelt je dat losse appjes);
• als je wilt: een dresscode, een cadeautip of een hotel in de buurt.

Laat de tijden van de ceremonie en het diner weg. Wil je wel vertellen dat jullie overdag trouwen, schrijf dan iets als "we trouwen 's middags in kleine kring", zonder tijd of adres erbij. Dan weet een avondgast dat er overdag iets gebeurt, en ook dat hij pas 's avonds verwacht wordt.

Veel trouwkaartenwinkels hebben goede voorbeeldteksten per type gast, en daar kun je prima mee verder. Hieronder staan er drie in verschillende tonen. De namen, data en plekken zijn verzonnen, dus vervang ze door die van jullie.

Warm en compleet

Lieve Joost en Marieke,

Op vrijdag 3 september 2027 zeggen wij ja tegen elkaar. 's Avonds vieren we dat met een feest in Boerderij De Linde in Lochem, en daar horen jullie bij. We beginnen om 20.30 uur en gaan door tot een uur 's nachts. Laten jullie vóór 1 juni weten of jullie komen? Scan dan de QR-code op deze kaart.

Liefs, Lotte en Daan

Kort en los

Wij trouwen! Dans je mee? Zaterdag 19 juni, vanaf 21.00 uur in Het Pakhuis aan de Kade in Zwolle. Aanmelden kan tot 15 april via de code hieronder.

Sanne & Tom

Met dresscode en cadeautip

Op 22 mei 2027 geven we elkaar het ja-woord, en 's avonds gaat de dansvloer open. We zien je graag vanaf 20.00 uur in Strandpaviljoen Zuid in Scheveningen. Dresscode: zomers feestelijk. Wil je ons iets geven? We sparen voor onze huwelijksreis. Of je komt, horen we graag vóór 1 maart via onze website.

Fleur en Joris

Meer teksten, ook voor daggasten en de save the date, staan in uitnodiging bruiloft tekst.

Hoe laat nodig je avondgasten uit?

Kies de tijd op de kaart aan de hand van de geplande eindtijd van het diner. Diners lopen vaak uit, zeker met speeches tussen de gangen. Zet er dus wat ruimte tussen, bijvoorbeeld een half uur, en vraag de locatie waar avondgasten kunnen wachten als jullie nog aan tafel zitten.

Bij ons gebeurde precies dat: de avondgasten kwamen al binnen terwijl we nog aan het diner zaten. Een van onze ceremoniemeesters ving ze op en stuurde ze door naar de feestlocatie. Dat liep goed, omdat we vooraf hadden afgesproken wie dat zou doen. Leg dus vast wie de avondgasten ontvangt en waar ze heen gaan als het diner uitloopt. Zet het in je draaiboek en deel dat ook met de locatie, zodat het personeel weet wat de bedoeling is.

Wat regel je voor avondgasten op de dag zelf?

• Een ontvangst. De persoon uit je draaiboek heet ze welkom en wijst waar de garderobe is en waar kaarten en cadeaus heen kunnen.
• Eten. Wie om half negen binnenkomt, heeft vaak vroeg en snel gegeten, en krijgt later op de avond trek. Een late snack of een avondbuffet hoort daarom op je lijstje met de cateraar. Vraag ook avondgasten naar hun dieetwensen. Hoe je dat bijhoudt, lees je in dieetwensen bijhouden.
• Een moment met jullie. Avondgasten hebben de ceremonie gemist. Plan de openingsdans of een kort welkom pas als zij ook binnen zijn, dan zien ze toch iets van jullie dag.
• Terug naar huis. Is er genoeg parkeerplek, en rijdt er na afloop nog een trein of bus? Wij hadden korting geregeld bij een hotel en dat op onze aanmeldpagina gezet, zodat gasten konden blijven slapen.

Hoe houd je bij welke avondgasten komen?

Met twee soorten gasten komen de antwoorden uit twee richtingen. Avondgasten melden zich via hun eigen kaart. Daggasten zeggen soms ja tegen de ceremonie en het diner, en gaan voor het feest naar huis. Jij en je cateraar willen uiteindelijk weten hoeveel mensen er aan het diner zitten en hoeveel er 's avonds op het feest staan.

In Excel of Google Sheets kan dat prima. Met een regel per gast en een kolom per dagdeel tel je onderaan op wie er komt. Een online formulier kan ook per dagdeel vragen of iemand komt. Het werk zit in de stap daartussen: de antwoorden komen in een apart bestand binnen, en jij zet ze een voor een over naar je lijst. Met twee kaarten heb je bovendien twee formulieren om in de gaten te houden. En appt iemand een maand later dat hij toch pas na het diner komt, dan pas je het zelf weer aan.

Op onze eigen bruiloft gingen de antwoorden via de eerste versie van BruiloftBuddy, met een eigen pagina voor daggasten en een voor avondgasten. Ze landden in twee aparte tabellen, terwijl onze gastenlijst in Excel stond. Hoeveel mensen er per dagdeel kwamen, rekenden we zelf uit. Dat werkte, maar het was precies het dubbele werk dat we er daarna uit wilden halen.

Hoe werkt dat in BruiloftBuddy?

In BruiloftBuddy staan je daggasten en avondgasten op één gastenlijst, en per gast zie je per dagdeel of hij komt.

Voor elk type gast maak je een eigen RSVP-pagina, en per pagina kies je naar welke dagdelen je vraagt. Op de pagina voor avondgasten vraag je alleen naar het feest. De link naar die pagina zet je in de QR-code op hun kaart. Dagdelen die een pagina niet vraagt, slaat BruiloftBuddy bij die gast op als niet uitgenodigd. Zo telt een avondgast niet mee voor het diner.

Elk antwoord maakt meteen een gast aan, en zijn aanwezigheid per dagdeel telt direct mee op je dashboard, je gastenlijst en de plattegrond. Zo zie je op elk moment hoeveel mensen er bij het diner zijn en hoeveel er 's avonds komen, zonder iets over te typen. Stond de gast al op je lijst, dan koppel je het antwoord in de tab "RSVP aanmeldingen" aan die gast. BruiloftBuddy doet een voorstel op basis van de naam.

Gasten krijgen een bevestigingsmail met een link waarmee ze hun antwoord later nog kunnen aanpassen. Laat iemand weten dat hij toch pas na het diner kan komen, dan stuur je hem naar die mail. Je krijgt geen melding als iemand zijn antwoord wijzigt. De nieuwe stand staat wel direct in je overzicht.

Meer over RSVP-pagina's en dagdelen lees je in RSVP voor je bruiloft. Of probeer BruiloftBuddy 7 dagen gratis en zet je eerste pagina voor avondgasten klaar.