Online RSVP voor je bruiloft: zo werkt het

De uitnodigingen zijn de deur uit en de antwoorden komen binnen via WhatsApp, de telefoon en losse berichtjes. Dan wil je één plek waar alles samenkomt.

Kort antwoord: met een online RSVP laten gasten via een link of QR-code op de uitnodiging weten of ze komen. Vraag per persoon uit voor welke dagdelen hij komt en welke dieetwensen hij heeft. Leg je reageer-datum een week of twee vóór het moment waarop je cateraar het definitieve aantal wil hebben. BruiloftBuddy stelt bij elk antwoord de bijpassende gast van je lijst voor. Bevestig je dat, dan staat het antwoord per dagdeel in je gastenlijst. Je kunt het zeven dagen gratis proberen.

Dit stuk loopt van het opzetten van je RSVP-pagina tot wat er met een antwoord gebeurt zodra het binnen is. Heb je haast, begin dan bij Hoe maak je een online RSVP voor je bruiloft?. Waarom de reageer-datum op die plek valt, lees je bij Hoe lang van tevoren vraag je om een RSVP?.

Wat is een online RSVP?

RSVP staat voor "Répondez s'il vous plaît", Frans voor "graag antwoord". Op een trouwkaart betekent het: laat ons weten of je komt.

Vroeger zat er een antwoordkaartje bij dat per post terug moest. Een online RSVP vraagt hetzelfde, alleen vult je gast een formulier in op een webpagina. Dat kan een kaal formulier zijn, of een complete uitnodigingspagina met jullie foto, het programma, de locatie en onderaan het formulier. Hoe je zo'n uitnodigingspagina maakt, lees je in digitale uitnodiging maken: zo werkt het.

Voor je planning is vooral belangrijk wat er met het antwoord gebeurt zodra je gast op verzenden drukt. Komt het in een losse lijst terecht, of bij de juiste naam in je gastenlijst? Daar gaat het verderop over.

Hoe maak je een online RSVP voor je bruiloft?

Het zijn vijf stappen. Houd de volgorde aan, dan hoef je achteraf niets recht te zetten.

1. Zet je gastenlijst klaar. Wie nodig je uit, en voor welk deel van de dag? Doe dit vóór je een formulier maakt, anders weet je straks niet bij wie een antwoord hoort. Hulp nodig? Zie gastenlijst bijhouden voor je bruiloft.
2. Leg je dagdelen vast. Ceremonie, diner, avondfeest, of de indeling die bij jullie dag past. Elk dagdeel krijgt een naam en een begin- en eindtijd.
3. Bouw je RSVP-pagina. Jullie namen, de datum, het programma en de locatie, eventueel een dresscode. In BruiloftBuddy sleep je die blokken zelf op hun plek, in een drag-and-drop-editor. Waarom we dat zo gebouwd hebben, lees je in ons verhaal over RSVP Studio.
4. Koppel de pagina aan je dagdelen. Een gast ziet dan alleen de dagdelen waarvoor hij is uitgenodigd. Wie alleen voor het feest komt, ziet geen informatie over de ceremonie en het diner, en krijgt er ook geen vraag over.
5. Test, en deel dan de link of QR-code. Vul het formulier eerst zelf in op je telefoon. Stuur het daarna naar twee mensen die eerlijk zeggen als iets onduidelijk is. Pas dan zet je de link op de uitnodiging of stuur je hem rond in de familie-app.

Wat zet je op je RSVP-pagina?

Een gast die je link opent, wil meestal meer weten dan of hij komt. Hoe laat moet ik er zijn, en kan ik daar parkeren? Is er een dresscode? Staat het antwoord op de pagina, dan hoeft niemand je erover te appen.

Wat er in de praktijk op hoort:

• Het programma met tijden. Werk je met een aparte pagina per type gast, zoals wij deden, dan zet je op de avondpagina alleen wat voor de avond geldt.
• Adres en route, inclusief parkeren of de laatste bus terug.
• Dresscode, als je er een hebt.
• Overnachten, als de locatie voor een deel van je gasten ver weg is.
• Je reageer-datum, zodat niemand hoeft te zoeken tot wanneer hij kan antwoorden.

Wij hadden korting geregeld bij een hotel en zetten dat op onze RSVP-pagina, met het ontbijt de ochtend na de bruiloft als apart onderdeel. Er schoven ruim zeventig mensen aan, sommigen brak, sommigen nog euforisch, een paar die niet eens geslapen hadden. Je hoort meteen alle verhalen van de avond ervoor. Zo'n ontbijt raden we iedereen aan, en via de RSVP-pagina weet je vooraf hoeveel mensen er aanschuiven.

Het formulier zelf houd je kort. Per persoon: aanwezig of niet, per dagdeel, en eventuele dieetwensen. Vraag je meer, zorg dan dat je er ook echt iets mee doet. Elke extra vraag is een reden om het formulier half ingevuld weg te klikken.

Waarom vraag je RSVP per dagdeel uit?

"Ja, we komen" zegt weinig als je dag uit drie delen bestaat. Je cateraar rekent met het aantal mensen aan tafel, en bij de ceremonie moeten genoeg stoelen staan. Hoeveel gasten er 's avonds zijn, bepaalt weer wat je aan de bar kwijt bent.

Op onze eigen bruiloft hadden we daggasten en avondgasten. We lieten daarom twee soorten kaartjes maken: één voor wie de hele dag kwam, één voor wie 's avonds aanschoof. Op elk kaartje stond het programma voor dat type gast, met een eigen QR-code erbij. Die code linkte naar een aparte pagina voor dat dagdeel. Een avondgast zag dus alleen de avond, en kreeg ook alleen vragen over de avond. Hoe je kiest wie avondgast wordt en wat je op de dag zelf voor ze regelt, lees je in avondgasten op je bruiloft.

Het grootste voordeel merkten we achteraf: de dieetwensen stonden per gast klaar en gingen zo door naar de catering, zonder overtypen.

In BruiloftBuddy werkt de koppeling per dagdeel nog steeds zo. Een daggast ziet het programma van de hele dag en vinkt de ceremonie en het diner aan, een avondgast ziet alleen het feest. Bevestig je de voorgestelde gast, dan staan beide antwoorden per dagdeel in je gastenlijst. En het gaat nu nog een stap verder: de antwoorden zijn direct gekoppeld aan de plattegrond.

Hoe zet je RSVP op je uitnodiging?

Je hebt twee opties, en ze gaan prima samen.

Een link. Handig voor digitale uitnodigingen en voor de familie-app. Houd hem kort en zet er een zin omheen, zodat duidelijk is waar de link naartoe gaat.

Een QR-code. Werkt goed op een papieren kaart. De uitnodiging blijft rustig, en wie wil reageren pakt zijn telefoon en scant. Print de code niet te klein, en scan hem op de drukproef met een paar verschillende telefoons voordat je de hele oplage laat drukken. Werk je met dagdelen, maak dan een aparte kaart per type gast, elk met een eigen code en het eigen programma erop.

Zo lieten wij ze bij Studio Sproet maken, en we waren er erg blij mee. Een kaart op maat raden we iedereen aan, zeker als je met dagdelen werkt. Wij zouden hem meteen weer bij Studio Sproet laten ontwerpen.

Over de tekst hoef je niet lang na te denken. Schrijf liever uit wat je bedoelt dan alleen "RSVP" te zetten, want niet iedereen kent de betekenis van de afkorting RSVP. Bijvoorbeeld:

Laat je ons vóór 1 maart weten of je erbij bent? Scan de code of ga naar <jullie link>. Daar zie je ook het programma en hoe je er komt.

Hoe lang van tevoren vraag je om een RSVP?

Werk terug vanaf je leveranciers. Vraag je locatie en je cateraar wanneer ze het definitieve aantal gasten nodig hebben. Leg je reageer-datum een week of twee daarvóór, dan heb je tijd om de laatkomers zelf nog even te bellen.

Die datum kies je zelf en zet je op je uitnodiging en je RSVP-pagina. In BruiloftBuddy blijft het formulier ook daarna open: reageert een gast een week te laat, dan komt zijn antwoord gewoon binnen. Hoe streng je daarin bent, bepaal jij.

Wanneer de uitnodigingen zelf de deur uit moeten, lees je in ons stuk over wanneer je de uitnodigingen voor je bruiloft verstuurt.

Wat gebeurt er nadat een gast reageert?

Op dit punt lopen RSVP-tools het verst uiteen.

Bij veel tools komt een antwoord binnen als losse inzending of als export. Dat is netjes geregeld, en bij een kleine groep gasten prima bij te houden. Het gaat wringen zodra er een wijziging via WhatsApp binnenkomt. Dan heb je twee lijsten, en na een paar weken weet je niet meer welke klopt. Bij onze eigen bruiloft zag het er ook zo uit. De gastenlijst hielden we bij in Excel, maar de antwoorden kwamen binnen via het formulier van de eerste versie van BruiloftBuddy. Daggasten en avondgasten hadden elk een eigen pagina met QR-code, en hun antwoorden kwamen in twee aparte tabellen terecht. De tafelindeling deden we weer in Excel. Zo hadden we meerdere lijsten naast elkaar, en geen ervan was aan de andere gekoppeld.

In BruiloftBuddy komen de aanmeldingen binnen in een overzicht. Bij elke aanmelding stelt BruiloftBuddy voor bij welke gast op je lijst die hoort, en jij beslist of dat klopt. Bevestig je, dan hangt de aanmelding aan de gast die er al stond. Vanaf dat moment staan zijn aanwezigheid per dagdeel en zijn dieetwensen bij zijn naam, zonder overtypen.

Wat je verder tijd scheelt:

• Eén formulier voor het hele gezin. Een stel of gezin meldt zich in één keer aan, per persoon met eigen dagdelen en dieetwensen.
• Een bevestigingsmail met persoonlijke link. Verandert er iets, dan past je gast het zelf aan en zie jij de wijziging meteen.
• Dieetwensen bij de juiste naam. Bij een gezelschap van vier weet je wie er vegetarisch eet, in plaats van "twee keer vegetarisch" in een opmerkingenveld. Zie ook dieetwensen voor je bruiloft bijhouden.

Is online RSVP gratis?

Er zijn goede gratis formulierbouwers. Ze zien er verzorgd uit en werken prima op een telefoon. Voor een verjaardag of een etentje is dat alles wat je nodig hebt.

Voor een bruiloft mis je meestal twee dingen: dagdelen, en een koppeling met je gastenlijst. De antwoorden komen dan gratis binnen, maar daarna zet je ze zelf over naar je gastenlijst. En bij elke wijziging opnieuw.

BruiloftBuddy kun je zeven dagen gratis proberen. In die week bouw je een echte RSVP-pagina met je echte gastenlijst en stuur je hem naar een paar gasten om te zien wat er gebeurt. Neem je daarna geen abonnement, dan blijven de aanmeldingen gewoon binnenkomen: je formulier gaat niet op slot. Wat een abonnement kost en wat je ervoor krijgt, staat op de prijzenpagina.

Heb je een RSVP-app nodig?

Je gasten in elk geval niet. Die openen een webpagina op hun telefoon of laptop en hoeven niets te installeren of een account aan te maken. Daarom werkt een link of QR-code ook zo goed: één tik of scan en ze staan op het formulier.

Voor jullie zelf draait het om overzicht. Je wilt één plek waar de RSVP, de gastenlijst, de dagdelen en de dieetwensen samenkomen. Of dat in een app of in je browser gebeurt, maakt weinig uit, zolang je niet hoeft te schakelen tussen drie losse bestanden.

Zelf proberen

Wil je eerst zien hoe zo'n pagina eruitziet? Klik op onze homepage op de afbeelding van de tablet, dan opent de echte editor. Je hebt geen account nodig en er wordt niets bewaard. Bevalt het, dan zet je je eigen pagina op en koppel je hem aan je gastenlijst. De eerste zeven dagen betaal je niets. Probeer BruiloftBuddy zeven dagen gratis.